④ 变通法;
“变通法”是在酒店与宾客之间寻找解决对双方都有利,建立在双赢理论基础上让相关方感到满意的合作对策。这种方法容许两个不同的人站在同一边。看到同一个问题,了解需求及一起工作来创造变通方案。
变通法的要点:
了解宾客的需求是什么?
明确酒店的需求是什么?
寻找对双方共赢的第三种变通方案是什么?
⑤ 外部评审法;
“外部评审法”是在内部投诉处理过程行不通时,选择一种中立的路线来解决投诉的方法。酒店可以向宾客推荐使用外部评审程序,申请酒店与宾客之外的第三方机构进行调整或仲裁。
外部评审法的要点:
可以采用多种处理投诉的方法和技巧力争内部解决。如果到了双方僵持不下的地步,为防止事态扩大,避免进入法律程序,应该主动推荐进入外部评审程序。
在进入外部评审程序前应做好的准备工作,包括:澄清双方愿意接受的底线、收集投诉受理、双方沟通和已经采取的措施等用于外部评审时所需的证据。
外部评审机构:行业主管部门(旅游局);行业协会(饭店协会);消费者协会;仲裁委员会等;
2、平息宾客投诉的沟通技巧
① 移情法;
顾名思义,“移情法”就是通过语言和行为举止的沟通方式向宾客表示遗憾、同情,特别是在宾客愤怒和感到非常委屈的时候的一种精神安慰。
“移情法”用语举例:
我能明白你为什么觉得那样┄┄
我能理解你现在的感受┄┄
那一定非常难过┄┄
遇到这样的情况,我也会很着急┄┄
我对此感到遗憾┄┄
② 三明治法;
“三明治法”就是告诉我们与宾客沟通时如何避免说“不”的方法。“三明治法”就是两片“面包”夹拒绝;
第一片“面包”是:“我可以做的是┄┄”告诉宾客,你会想尽一切办法来帮助他,提供一些可选择的行动给宾客。
第二片“面包”是:“你能做的是┄┄”告诉宾客,你已控制了一些情况的结果,向宾客提出一些可行的建议。
“三明治法”用语举例:我们可以做┄┄;您可以做┄┄
③ 谅解法;
“谅解法”要求受理人在接受宾客的投诉时,迅速核定事实,并向宾客表示歉意,安抚其情绪,尽量用宾客能够接受的方式取得宾客的谅解的方法。
“谅解法”用语举例:
避免说:“您说的很有道理,但是┄┄”
应该说:“我很同意你的观点,同时我们考虑到┄┄”
④ 3F法;
“3F法”就是对比投诉宾客和其他宾客的感受差距,应用利益导向的方法取得宾客谅解的一种沟通技巧,是心理学中从众心理的一种应用。
“3F法”用语举例:
宾客的感受(feel):“我理解你为什么会有这样的感受”。
别人的感受(felt):“其他宾客也曾经有过同样的感受”。
发觉(found):“不够经过说明后,他们发觉这种规定是保护他们的利益,您也考虑一下好吗?”
⑤ 7+1说服法;
“7+1说服法”就是针对宾客投诉的产品或服务进行分段说明与宾客体验相结合,以取得宾客认同的一种沟通技巧。
“7+1说服法”要点:
与宾客讨论,使之分段同意;宾客的体验;
⑥ 引导征询法;
“引导征询法”是一种为了平息宾客不满,主动了解宾客的需求和期望,取得双方认同和接受的沟通技巧。
经验告诉我们,单方面地提出宾客投诉处理方案往往会引起宾客的质疑和不满,那么我们可变化一种思路来主动询问宾客希望的解决方法,有时却更能被宾客所接受。
“引导征询法”用语举例:
“您需要我们怎样做您能满意呢?”
“您有没有更好的处理建议呢?”
“你觉得另外几种方案那一种合适呢?”
3、 大、小投诉问题的处理;
1) 投诉“大问题”的处理
一、 运用绅士处理方法和客人进行沟通协商比较合适;
二、 案例:“妥善处理宾客投诉,使宾客转怒为喜”;
2) 投诉“小问题”的处理;
一般的或不激烈小问题的投诉,可采用快速处理方法进行;宾客否认使用了房间的饮料:如是有身份的宾客或是潜在的回头客,可以免陪(成本较低);但事后需核实房吧补充记录等;如为恶意行为,记入客史档案(列入黑名单),防止同类情况重复发生,避免酒店的再次损失;
4、服务补救程序;
1) 超前的进攻性服务补救是在出现服务失误后,立即采取补救措施,服务补救被列为了服务主流程中一个不可分割的部分。按照这种补救方式,可以较好地解决顾客的情绪问题,顾客会为服务提供者的补救行为感到惊喜,顾客感知服务质量很可能比没有遇到服务失误时还要高。
2)服务失误出现后,顾客期望的服务补救的基本步骤和程序如下表所示: