14、前厅收款:负责客人现金、信用卡、转账、旅行支票等收款服务,其操作规范主要包括:
① 收款员上岗。提前半小时上岗,着本岗工作服,佩好服务标牌,检查仪容仪表,个人卫生和化妆(女服务员)后接班,接班时审核收款单据,分类检查收款数额、票据帐面相符,双方签字盖章,交接手续完善,并准备好收款票据和服务用品,准备收款服务。
② 客帐准备。掌握当日离店客人名单和房号,审核客户住期,每日房费、餐费、电话、洗衣等各项费用记录、票据和应收款,并催收客人帐单,准确无误后,准备客人前来结帐。
③ 收款服务。按现金、转帐、信用卡、旅行支票等不同结帐方式操作。
●现金收款规范:主动迎接客人,表示问候,问清客人姓名、房号,并询问客人当天是否打电话、用餐或用客房酒水等,然后取出客人帐卡,逐一核对客人每天的房费、餐费、电话、洗衣、客房酒水等帐号和帐单或纸带是否收齐,核出总数和分类帐。团队客人若有个人单独消费亦如此。然后开出帐单,请客人审核,准确无误后请客人交款,钱款当面点清,然后向客人表示感谢,祝客人旅途愉快。
●转帐规范。团队、会议客人前来结帐,主动问好,取出帐卡,逐一核对团体、会议客人每天的房租、餐费等帐目,结出总帐和分类帐,请客人审核签字,转帐凭证交总台总出纳或酒店财务部收款员处理。
●信用卡结帐。客人离店使用信用卡结帐,主动问好,请客人出示信用卡,然后审核,每日帐目,结出总帐,请客人过目。收款员审核客人信用卡号码是否属本店可以接收。然后填写数额,使用信用卡压卡机作收款凭证处理,请客人签字。准确无误后向客人表示感谢,欢迎再次光临。信用卡收款时要特别注意,审核信用卡真伪,卡上限额是否已用完,持卡人是否属信用卡公司发来的“黑名单”上人物和严格审核持卡人签字真伪,并和接收银行电话联系,以防发生差错。
●旅行支票结帐。客人使用旅行支票结帐,主动问好,检查本店是否接收该种旅行支票,然后按信用卡结帐操作规范处理。但要和接收银行联系。准确无误后方可办理。
④ 挂帐催收。长住客人或公司超过结帐日期,长期拖欠帐款,及时催收。前厅收款每2周打印一次欠帐客人名单,欠款时间及数额,召开挂帐催收会议,分析客人或客户欠帐原因,财务信用、支付能力,然后分工催收。团体、会议欠款由销售部派人催收,长住客户由总台收款派人催收。每2周总结一次,对长期拖欠又无信用保证的客人请示总经理后采取必要措施,保证酒店收入的实现。
⑤ 帐款交接。每天下班前分类统计收款数额,制作信用卡报告、现金报告,转帐报告和客房每日销售统计表。复核现金票据,准确无误后,现金分类、打捆,交财务部点收,确保帐款清楚,手续完善。
15、旅客投诉处理:主要包括以下各项:
① 投诉处理态度。正确对待客人投诉,主动、礼貌接待投诉客人,不推托、不怠慢、不和客人争吵,以事实为根据,不准确,不完全属实的投诉内容也耐心解释,消险缓解。
② 投诉处理。根据口头、电话和函件不同分别处理。当面投诉,主动接待问好,将客人引导到办公室或安静处交谈,耐心听取客人投诉内容、原因。两眼注视客人,了解事实真象,属于误会,情况不熟,能当面解决的投诉,耐心解释消除误解,涉及其它部门、人员或外单位投诉,做好记录掌握具体原因,请客人暂时等候,并和有关部门协商了解,提出解决办法后,回答客人或转交外单位处理,使客人满意,事实不清或投诉不实的问题,认真调查或耐心解释,不和客人争辩。电话投诉时,接听及时,耐心听取投诉内容、原因、做好记录、请客人等侯,必要时要同客人当面接触。针对电话投诉内容的不同,其处理规范与当面投诉相同,函件投诉,客人用信件提出投诉,收到信件后掌握投诉人姓名、房号、投诉内容,做好登记,客人未离店,电话联系,同客人当面接触了解细节,然后进行调查,在掌握事实后提出处理办法,回答客人,若客人已离店,经调查提出解决办法后,复函告诉客人,在整个客人投诉处理中坚持热情、礼貌、耐心,事实清楚、处理得当,自始至终遵守国家旅游局《旅客投诉处理暂行规定》。
③ 投诉处理善后工作。每天做好投诉记录,分类整理统计,报告总经理或有关部门经理。定期分析投诉处理效果,坚持做到三不放过:即事实不清不放过,处理不当、客人不满意不放过,责任人员未接受教训不放过。以逐步减少客人投诉,不断提高服务质量。
16、旅客离店:主要包括以下各项:
① 离店前的准备工作。分发领取每日客人离店分析表,掌握离店客人姓名、房号、离店时间,逐一核实。客人离店,通知行李员到客房报道,总台接待处和收款员做好客人退房离店的各项准备工作。
② 行李搬运。行李员及时帮助客人整理行李,团队按时收取行李,安排好车辆。将行李送到前厅,待客人退房结帐后将行李送到门外帮助装车,同客人告别。
③ 退房服务。客人前来退房,主动问好。请客人先到收款台结帐,然后凭收款凭证退房,收回客房锁牌交问询处或挂在锁牌架上,并通知电话总机关掉客人长途电话。
④ 告别客人。客人离店门卫人员主动拉门,向客人问好,祝客人旅途愉快,再次光临,若是贵宾或VIP客人离店需要通知总经理或有关部门经理时,及时请他们前来送行。
⑤ 客人离店后的信息处理。客人离店后,总台接待、问询、总机、收款等各部门将客人离店信息输入电脑或调整预订、分房、查询控制盘,同时通知客房服务中心或楼层整理客房,以便为客房继续出租提供准确信息和房间,整个旅客离店服务过程中要加强各部门的协调配合,提高工作效率。