团体房间的分配：
1．酒店的团体编号：
为了便于酒店的操作和管理，无论当天到达的团体施行社编号如何，酒店将统一为这些团体进行编号。
2．团体房间分配表：
接待处当班主管必须指派一名接待员专门负责当天团体的分配情况和入住情况；
负责团体房间分配的接待员在分配房间时，必须要用销售部发出的团体房间预订表的原始资料与电脑中的资料加以核对；
团体的到达日期；
合计的到店团体之房数；
所分配的楼层与团号；
房号。
预分团体房间额步骤：
每天按照预期到店表的团体到店资料安排酒店团号；
编完团号后，则进行分配房间和预留房间（这项工作进行时请特别留意团体的到达时间，特别是早到的团体）；
打印出房间分配预留表，分送到管家部，请管家部作清理MIN BAR的工作和做房；
准备房间锁匙（如果旅行团预订餐，则要连同锁匙一齐准备好）；
所有团体预留房间都要在团体到达前整理好。

团体入住的工作程序：
入住前的准备工作：
对从销售部收到的预期当天到店的每个团体之档案作阅读和检查，了解有关事项，对住房期间所预订的房数和房类以及餐饮方面的安排要清楚，确保档案中的资料与当天预期到店表的资料一致；
做好团体房间分配工作；
根据团体档案资料中餐饮安排的资料，与餐饮部取得联系，确定各团体明天的用餐地点；
按团体档案中的资料准备住宿登记表，餐券及团体资料表；
在做以上之准备工作时，应把已知的所有资料都填上，从而方便后继的工作；
按照团体分配房间表准备房卡；
根据预先收到的团员名单分配房间。
团体入住程序：
团体到达时，首先应检查所分配的房间是否全部是可以入住的空房（如果发现有未清洁过的房间，则要另换一间空房）；
致电礼宾部请其派行李员处理客人的行李；
与团体的陪同或领队合作，一起分配房间；
告诉礼宾部的同事，团体的房间号码，方便行李员派送行李上房；
向陪同或领队索取已分配好的房间的团队成员名单；
向领队或陪同索取旅行社的入住凭证并对有关资料加以核对；
把房锁交给陪同或领队，以分派给客人；
请陪同或领队填写团队活动时间表，以获取团队的叫早时间，收行李时间，早餐时间及退房时间等资料；
请陪同在领队在准备好的住宿登记卡上签名，以确认团体到达；
（10）如团体已预订好团体餐，则把餐券交给陪同或领队。
团体入住后之工作：
（1）根据陪同所填写的团体行动时间表和所获得的团体名单，填写“团体资料”的其
他部分；
（2）更正电脑内团体资料，特别是要注明团体费用的付款形式，以及团体房间号码；
（3）分发团体资料到有关部门进行跟进工作；
（4）把团体资料档案放好，以便以后跟进。

加床处理程序
接待过程中，客房需要加床的情况经常发生，一般有以下几种情况：
预订的时候就已经确定有加床，这种订单预订部会做出特别标记，早班应按订房要求预留房间，提前通知管家部给房间加床，并填写加床单送管家部确认，同时在订房单上注明已经加床；
客人到店后或者住店过程中要求加床的，接待员应首先与管家部联系确定有床可以加，再根据客人的订房途径，向客人说明加床的收费标准。必须与客人确认的信息有：加床收费标准、加床日期、房号、加床的付款方式等，一旦确认应第一时间通知管家部给房间加床，之后再填写加床单，调整房价等。加床单因为涉及房价变动，须请客人签名。如果加床的日期与住店日期不一致的应特别留意，做好交班并通知相关部门特别注意。在撤出加床之前，最好与客人再次确认；
酒店无法提供客人订房相应房间及床位数时，给予的免费加床。酒店住房高峰期，有时候会出现无法提供足够双床房的情况，一旦出现这种情况，接待处应随时联系管家部，了解加床剩余情况，并提前与领班、主管、AM及相关部门沟通好，有可能随时给客人免费加床。客人到店时，与客人解释清楚，如果客人接受大床房最好，如果不行，可以先尝试给客人免费加床，第二天再换回双床房。如果客人接受，及时通知管家部加床，提醒客人，加床可能需要15分钟时间，但客人可以上房间先。之后，再填写免费加床单，请主管或AM签名后，送管家部，并做好交班。

客人留言处理程序
客人留言通常分为两种：
一、留给住客的留言：
当有来访者留下留言给酒店住客时：
问清客人的姓名及房号，并与电脑系统上的入住资料加以核对；
获取所有“客人留言”单上的内容；
如果是电话留言，填写所有栏目后，应复述留言内容；如果是直接在前台留言，应把留言给客人过目或直接请客人书写；
在电脑系统相应位置里输入留言内容，并开启留言信号灯，以通知客人；
通知礼宾部把留言单送上房间；
当客人回到房间看到留言信号灯后，至电给前台时；
通过电话向客人宣读留言的内容；
谢谢客人的来电；
关闭房间留言信号灯，并取消电脑里的留言；
二、留给预期到店客人的留言：
有预订客人的留言：
问清客人的姓名及抵店日期，并与订房资料相核对；
记下留言所需获取的内容；
填写留言单，并交订房部和订单放在一起；
在电脑订房中输入留言内容；