团体预订
1.团队包括旅游团体、商务会议团体和其他团体；
2.所有团队预订要求，原则上统一由公关营销部受理。有时候在上司的授权下，预订部也会直接受理公司团队订房，但如客人有订餐和会议要求，仍要转交给公关营销部跟进；
3.公关营销部将团队预订单转预订部，预订部签收后负责输入电脑和存档；
4.在作团队预订时要获得以下资料：
① 抵达日期和时间.
② 离店日期和时间.
③ 需要房间的数目（总数和房间种类）.
④ 公司或者旅行社名称.
⑤ 联系人姓名和电话号码.
⑥ 团队/会议名称.
⑦ 活动/会议/用餐要求.
5.存档之前应将团队预订单交预订主管过目；
6.按预订要求，营销部应提前（一般为至少三天）通知预订部预留房间；
7.若预订单无附团队名单，提前一天通知公关营销部跟进；
8.团队订房的变更和取消，一律由公关营销部以书面形式通知预订部做相应的工作：
(1)找出相应的团队订单作取消，并注明取消日期、原因及来源；
(2)若为更改订房，则填写新的团队订单；
(3)在电脑中做相应的更改或取消；
(4)将取消或更改的通知与订单订在一起，做相应的存档。

预期到步表
预期到步表是指第二日到步的预订客人名单，此名单会按字母顺序排列，在电脑打印机内打印出，此表所包括的栏目有：客人姓名、入住日期、退房日期、房间数目、自付或公司/旅行社帐、所预留的房间号码等，订房部职员每天下班前打印出第二天的预期到步表，并与原始订房单相核对，确保所有资料准确无误，并把经核对后的预期到步表复印，分派到有关部门；
订房部之档案存档（FILING）：
资料存档是一项非常重要的工作，它是为所有的工作提供原始资料通常在订房部所应储存的档案资料有：
散客预订资料；
团体预订资料；
长住客人名单；
合约单位名单；
签订挂帐协议的公司/旅行社名单；
签订合同旅行社的名单；
应列出注明合约房价及合约有效期：
散客合约价；
团体合约价。
旅行社合约：
本地旅行社；
港澳旅行社；
海外旅行社。

以上所列只是一般订房部所需要的存档资料，所应增加的项目应根据日后具体决定。