特殊预订要求
1.预留客房
(1) 如客人预订要求指定房号，必须认真查看电脑该房号的入住情况；
(2) 如果情况允许，可以答应客人，并把房号记入订房单；
(3) 在电脑中预留该房号，并通知接待处；
(4) 如果情况不允许，则向客人建议其他房号，并告诉客人如其第一选择的房号在客人抵店之前空出，我们也将为其保留该房号。
2.订车
如接机等涉及需要额外收取费用的服务，应要求客人做担保预订。
（1） 客人要求接机服务时，问清客人姓名、人数、公司名、交通工具班次、抵达地点、并确认接机地点；
（2） 根据客人要求报价，确认当日是否有车；
（3） 如属航班，要立即核对抵达时间；
（4） 在订单上注明接机要求并输入电脑；
（5） 填写《车辆预订确认单》，项目填写完整后送呈礼宾部；
（6） 当天新增、更改、取消订车，必须立即通知礼宾部。
3.订票（此业务暂时未定）
(1)客人订房时要求代购飞机、火车、船票时，要问清所需机（车、船）票的日期、班次和等级；
(2)向礼宾部/商务文员了解能否订到票。如能应立即通知客人，并将购票要求填写在订房单上；
(3)将客人要求输入电脑。
4.订房
客人订房时同时要求代订下一站外地酒店房间，应详细问明在外地酒店的抵离日期、房间类型、房间数、航班号以及其它特别要求，
(1)作记录；
(2)向客人说明代订房间的房价；
(3)根据客人要求，以电话或传真等方式同客人指定的酒店联系，提供上述信息并要求该酒店函复确认，以便答复客人；
(4)根据客人要求，以电话或传真方式将确认情况通知客人；
(5)在订单上注明客人的订房要求及确认情况，将订单与确认书订在一起存档。
5.留言
在电脑中直接记录。由前台接待员在为客人办理入住手续时转达客人。
6.传真
如有预订入住客人的传真，则找出相应的订单，在订单上写“有传真附后”，然后将传真附在订单后存档，并在电脑备注栏中予以说明。

其它规定
1.书面对外报价或确认订房必须使用酒店规定的格式，确认准确无误后方可发送传真；
2.每天接受的订房函件，应尽快（半个小时内）答复客人；当天函件必须在当天答复客人；
3.每天接受的订房，要在当天全部输入电脑，若在房间紧的情况下，要注意先输入订房紧张日期`的订房，若接受当天的订房，必须立即输入电脑，认真检查后，将订单转交接待处；
4.当输入新的预订时，必须核实该预订是否为重复预订或核实该客人是否为回头客，避免重复预订和重复建立客史档案；
5.要求指定房号或其它预分房的预订，要立即输入电脑，并通知接待主管知晓跟进；
6.打印与本部无关的报表。

团体预订
1.团队包括旅游团体、商务会议团体和其他团体；
2.所有团队预订要求，原则上统一由公关营销部受理。有时候在上司的授权下，预订部也会直接受理公司团队订房，但如客人有订餐和会议要求，仍要转交给公关营销部跟进；
3.公关营销部将团队预订单转预订部，预订部签收后负责输入电脑和存档；
4.在作团队预订时要获得以下资料：
① 抵达日期和时间.
② 离店日期和时间.
③ 需要房间的数目（总数和房间种类）.
④ 公司或者旅行社名称.
⑤ 联系人姓名和电话号码.
⑥ 团队/会议名称.
⑦ 活动/会议/用餐要求.
5.存档之前应将团队预订单交预订主管过目；
6.按预订要求，营销部应提前（一般为至少三天）通知预订部预留房间；
7.若预订单无附团队名单，提前一天通知公关营销部跟进；
8.团队订房的变更和取消，一律由公关营销部以书面形式通知预订部做相应的工作：
(1)找出相应的团队订单作取消，并注明取消日期、原因及来源；
(2)若为更改订房，则填写新的团队订单；
(3)在电脑中做相应的更改或取消；
(4)将取消或更改的通知与订单订在一起，做相应的存档。

预期到步表
预期到步表是指第二日到步的预订客人名单，此名单会按字母顺序排列，在电脑打印机内打印出，此表所包括的栏目有：客人姓名、入住日期、退房日期、房间数目、自付或公司/旅行社帐、所预留的房间号码等，订房部职员每天下班前打印出第二天的预期到步表，并与原始订房单相核对，确保所有资料准确无误，并把经核对后的预期到步表复印，分派到有关部门；
订房部之档案存档（FILING）：
资料存档是一项非常重要的工作，它是为所有的工作提供原始资料通常在订房部所应储存的档案资料有：
散客预订资料；
团体预订资料；
长住客人名单；
合约单位名单；
签订挂帐协议的公司/旅行社名单；
签订合同旅行社的名单；
应列出注明合约房价及合约有效期：
散客合约价；
团体合约价。
旅行社合约：
本地旅行社；
港澳旅行社；
海外旅行社。

以上所列只是一般订房部所需要的存档资料，所应增加的项目应根据日后具体决定。