11.实现会计电器化后,如回进行试算平衡与对账?
手工*作,试算平衡就是将所有科目的发生额和余额按会计恒等式进行平衡检验,并输出试算平衡的信息。对账是对各个账簿数据进行核对,以便检查各个对应记账数据是否正确和账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。
电算化后,记账凭证录入时计算机自动进行平衡检验,记账后各种账簿都应是平衡的。但由于非法*作、电源掉电或病毒等其他原因,有时可能会造成某些数据被破坏。因此,财务软件在期末结账前,仍然保留了控制系统进行自动试算平衡与自动对账的功能。为了保证账证相符、账账相符、账表相符,可以通过调用总账科目余额及发生额对照表进行试算平衡正确性检验。
12.实现会计电算化后,如何进行银行对账?
计算机银行对账与手工核对银行账的原理和方法基本相同,但对账、核销已达账项以及编制银行存款余额调节表等工作基本交由计算机自动完成。计算机核对银行账,首先将银行发来的对账单输人到计算机中的银行对账单库中,然后由用户确定对账的银行存款科目以及对账方式,再令计算机自动将系统中存贮的银行日记账中的记录按对账的条件进行筛选,并将筛选的记录送人银行日记账未达账库中,最后在银行对账单库与日记账未达账库之间进行记录的自动核对和核销,并自动生成银行存款余额调节表。
13.实现会计电器化后,如何进行结账?
每月月底都需要进行结账处理,计算机结账不仅要结转各账户的本期发生额和期末余额,还要进行一系列电算化处理,检查会计凭证是否全部登记入账并审核签章、试算平衡、辅助账处理等。与手工相比电算化结账工作更加规范,结账全部是由计算机自动完成。结账工作需要注意的事项:
(l)由于某月结完账后将不能再输人和修改该月的凭证,所以使用会计软件时,结账工作应由专人负责管理,以防止其他人员的误*作。
(2)结账前应检查该月的所有凭证是否均已记账、结账日期是否正确、其他相关模块的数据是否传递完毕,以及其他结账条件是否完备。若结账条件不满足,则退出本模块,检查本月份输入的会计凭证是否全部登记人账,只有在本期输人的会计凭证全部登记入账后才允许结本月份的账。与记账不同的是,一个月可以记账数次,而只能结一次账。
(3)结账必须逐月进行,上月未结账也不允许结本月的账。若结账成功,则做月结标志,之后不能再输人该月的凭证和记该月的账;若结账不成功,则恢复到结账前的状态,同时给出提示信息,要求用户做相应的调整。
(4)年底结账,则系统自动产生下年度的空白数据文件(即数据结构文件。包括凭证临时文件、凭证库文件、科目余额发生额文件),并结转年度余额。同时自动对“固定资产”等会计文件做跨年度连续使用的处理。
(5)跨年度时因年终会计工作的需要,会计软件允许在上年度未结账的情况下输人本年度一月份的凭证;单位可以根据具体情况,将结账环境设置为:在上年未结账的情况下不允许输入本月的凭证。
(6)结账前应做一次数据备份,如果结账不正确可以恢复重做。
第十四章 账簿更换与保管
第十四章 账簿更换与保管
本章提要:本章主要说明出簿更换与保管的规定及方法,包括会计年度末怎样更换帐簿,会计档案的移交,保管期限,期满销毁等事项。
1. 怎样进行账簿更换?
账簿更换是在会计年度末,将本年度旧账更换为下年度新账。
更换新账的方法是:在年终结账时,将需要更换账的各账户的年末余额直接过人新启用的有关账户中去,不需要编制记账凭证,也不必将余额再记人本年账户的借方或贷方,使本年有余额的账户的余额变为零。因为既然年末是有余额的账户,其余额应当如实地在账户中加以反映,否则容易混淆有余额的账户和没有余额的账户之间的区别。
更换新账时,要注明各账户的年份,然后在第一行日期栏内写明,“一月”,“一日”,在摘要栏注明“上年结转”,把账户余额写入“余额”栏内,在此基础上登记新年度的会计事项。
2. 旧账归入会计档案,在移交前应做哪些准备工作?
账簿在更换新账后除跨年使用的账簿外,其他账簿应按时整理归入会计档案保管。归档前应做好以下几项工作:
(l)账簿装订前的工作。首先按账簿启用表的使用页数核对账户是否相符,账页是否齐全,序号排列是否连续;然后,按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录和排序整理好的账页顺序装订。
(2)活页账簿装订要求。将账页填写齐全,去除空白页和账夹,并加具封底封面;多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起;在装订账页的封面上填写好账簿的种类,编好卷号,由会计主管人员、装订人或经办人签章。
(3)账簿装订后的其他要求。会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象;会计账簿的封口要严密,封口处要加盖印章;封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号要一年一编,编号顺序是总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账;旧账装订完毕后,按规定要求进行保管。
3. 会计账簿的保管期限是怎样规定的?
会计账簿的保管期限如下:
总账(包括日记总账):15年;
明细账:15年;
日记账:15年;
(其中,现金及银行存款日记账25年)
固定资产卡片在固定资产报废清理后:5年;
辅助账簿(备查簿):15年。
4. 需要调用旧账时,应当办理什么手续?
各单位保存的会计账簿归档后不得借出,如有特殊需要经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续,查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
5. 账簿保管期满销毁时,应当办理什么手续?
账簿保管期满,可以按照下列程序销毁:
(l)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制账簿档案销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号,应保管期限,已保管期限,销毁时间等内容。
(2)单位负责人在会计账簿销毁清册上签署意见。
(3)销毁会计账簿时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计账簿时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计账簿时应当由同级审计部门派员参加监销。
(4)监销人员在销毁会计账簿前应当按照会计账簿销毁清册所列内容清点核对所销毁的会计账簿;销毁后,应当在会计账簿销毁册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。
6. 怎样保存与管理会计电算化档案?
会计电算化档案的保管是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后,会计档案增加了新的内容。例如,存有会计数据的磁性介质,与源程序有关的文件资料等。因此,在电算档案管理制度中,对电算化会计资料的范围、存贮方式、存放环境、借阅会计档案等都有相应的管理制度。实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。基本方法是:
(l)确定管理范围。电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书,以及源程序文件、用户*作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等,存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。
(2)制定管理措施。与手工方式一致,电算化方式生成的证、账、表等会计档案,应按规定立卷归档保管。其保存期限应按照《会计档案管理办法》(1998 [财会字]132号),“会计档案保管期限表”中所列的保存期限进行管理。会计相关职能部门应紧密配合,确认合法的会计档案内容,制定严格管理措施。
(3)磁性介质的管理。存贮于磁性介质上的会计资料,在未打印成书面资料前要妥善保管,并制定科学合理的单位内部会计电算化会计资料保存期限。在单位内部电算档案管理制度中,必须明确备份数据的时间间隔。备份盘也要定期复制,以防止磁性介质老化等技术问题导致数据损坏或丢失,提高电算化会计资料保存的安全系数。
(4)会计档案存放要求。电算化会计资料存在于磁性介质中,所以对电算化会计档案资料的存放,要求做到防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻。重要的会计数据应双备份,并分别存于两个以上不同的地点。会计数据的备份盘,应对标号方法进行统一规定,列入档案管理制度的书面文件。备份盘应贴写好保护标签,存放于铁皮保存柜中。按财政部要求,大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储数据,尽量少用软盘存储会计档案。
(5)开发资料管理。会计电算化系统开发的全套文档资料视同会计档案进行管理。其保存期限截至该系统停止使用或有重大更改后的第五年。
此外,电算化档案的借阅、书面资料的装订、病毒检测间隔周期等,也应根据具体情况制定相应的管理制度。
7. 在会计电器化系统中如何进行数据备份与恢复?
(l)数据备份。计算机会计核算系统中的数据备份,通常是指将存贮在计算机硬盘上的数据复制到软盘上,在计算机以外的地方另行保管,当硬盘上的数据发生故障时,能及时地从软盘上恢复正确的数据。数据备份的另一个作用是查询输出以往年份的账。AB备份法是计算机会计核算系统常用的方法。基本原理是:每年度准备若干张已格式化的软盘分为两组,每组软盘张数视业务量的多少而定;如果A组先用作备份,那么B组可用作下一次的备份,再下一次又使用A组软盘;两次备份的时间间隔根据具体情况制定。当硬盘数据发生故障时,可使用A组软盘恢复到最新状态,假如A组软盘也发生数据丢失或损坏,还可以用B组软盘恢复到最近的状态,以确保会计档案的安全完整。AB备份法可以有效地提高系统会计数据的安全系数。至此,一个备份周期中的所有数据及公式文件完成备份。
(2)数据恢复。数据恢复是指将备份到软盘上的数据恢复到计算机硬盘上,它与数据备份是一个相反的过程。在下列情况下应使用数据恢复功能进行数据恢复:①当硬盘数据被破坏时;②当需要查询以往年份的历史数据,而这些数据已从硬盘清除;③当需要从一台计算机转移到另一台计算机运行会计软件时,可在新的计算机上先安装会计软件,再将原会计数据恢复到新计算机的硬盘上。
(3)数据恢复时应注意的事项。①由于恢复数据是覆盖性的,不正确的恢复可能破坏硬盘中的最新数据,因此在做数据恢复时,应先将硬盘数据备份;②进行恢复*作时,用户应指明恢复何年何月的数据。当开始恢复数据时,系统首先识别软盘上标识的备份日期是否与用户选择的日期相同,如果不相同将提醒用户换盘。由于数据恢复工作比较重要,容易错把硬盘上的最新数据变成软盘上的旧数据,因此应指定少数人进行此项*作;③不要在恢复过程中关机、关电源或重新启动机器;④不要在恢复过程中打开驱动器开关或抽出软盘,除非系统提示换盘。
第十五章 财务会计报告的编制要求
第十五章 财务会计报告的编制要求
本章提要:本章主要介绍财务会计报告的内容、编过的基本要求、对外报送的时间以及报送的对象等。
1. 我国《企业会计制度现定,财务会计报告应当包括哪些内容?
我国《企业会计制度》第一百五十三条规定,企业的财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成(不要求编制和提供财务情况说明书的企业除外)。
2. 按目度编制的财务会计报告有哪些内容?什么时间报送?
月度中期财务会计报告通常仅指会计报表。会计报表至少应当包括资产负债表和利润表,以及应交增值税明细表。月度中期财务会计报告应当于月度终了后6天内(节假日顺延)对外提供。
3. 按季度编制的财务自计报告有哪些内容?什么时间报送?
季度中期财务会计报告通常仅指会计报表。会计报表至少应当包括资产负债表和利润表,以及应交增值税明细表。季度中期财务会计报告应当于季度终了后15天内(节假日顺延)对外提供。
4. 按半年度编制的财务会计报告有哪些内容?什么时间报送?
半年度中期财务会计报告应当包括资产负债表和利润表(上市公司还需编制现金流量表)等会计报表和会计报表附注中有关重大的事项的说明,且至少应当反映相关两个期间的比较数据。半年度中期财务会计报告应当于半年度中期结束后两个月内对外提供。
目前,由于行业的不同,半年度财务报告的编制与否及编制时间有不同要求。
5. 按年度编制的财务自计报告有哪些内容?什么时间报送?
企业年度财务会计报告,至少应当包括《企业会计制度》规定的会计报表、会计报表附注的内容。需要编制财务情况说明书的企业,还应当包括财务情况说明书。
会计报表包括:资产负债表、利润表、现金流量表、资产减值准备明细表、股东权益增减变动表、应交增值税明细表以及利润分配表等。有些单位还需编制按业务、按地区划分的分部报表。
年度财务会计报告至少应当反映两个年度的比较数据。且应于年度终了后4个月内对外提供。
目前,由于行业的不同,年度财务会计报告的编制时间有不同要求。
6. 财务会计报告的编制有哪些要求?需要哪些人员签章有效?
企业编制财务会计报告,应根据真实的交易、事项以及登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料,按照国家统一的会计制度规定的编制基础、编制依据、编制原则和方法,做到内容完整、数字真实、计算准确、编报及时。
会计报表之间、会计报表各项目之间,凡是有对应关系的数字,应当相互一致,会计报表中本期与上期的有关数字,应当相互衔接。
会计报表附注和财务情况说明书应按照《企业财务会计报告条例》和国家统一的会计制度的规定,对会计报表中需要说明的事项作出真实、完整、清楚的说明。
对外提供的财务会计报告,应由单位负责人和主管会计的负责人、会计机构负责人(会计主管人员)签名并盖章;设置总会计师的企业,还应由总会计师签名并盖章,方可生效。
7. 对外提供的财务会计报告是否需要经过注册会计师审计?
《企业财务会计报告条例》第三十七条规定,“财务会计报告须经注册会计师审计的,企业应当将注册会计师及其会计师事务所出具的审计报告随同财务会计报告一并对外提供。”
目前,由于企业所属行业以及企业组织形式的不同,对其对外提供的财务会计报告是否需要审计也有不同的要求。具体参照相关法律法规及有关规定。
8. 财务会计报告需要报送给哪些单位?具体报送哪些内容?
财务会计报告编制完成后,需要报送的部门主要有:财政部门(国有企业需要报送)、审计部门、税务部门、上级主管部门(有上级主管部门或管理机构的企业需要报送)、工商行政管理部门(企业在年检时需要报送)、人民银行(在银行取得贷款的企业需要报送)、证券监管部门(上市公司需要报送)和保险监管部门(保险公司需要报送)。
财务会计报告具体报送的内容有:资产负债表、利润表、现金流量表等主要会计报表以及会计报表附注。有些企业除报送上述财务会计报告以外,还要报送资产减值准备明细表、应交增值税明细表、利润分配表、主营业务收支明细表、商品产品成本表、主要产品单位成本表,以及分部报表等。
9. 在会计分工中,对财务会计报告的编制人员有什么特殊规定?
在会计分工中,会计事项的相关人员的职责权限应当明确。即:记账及编制财务会计报告的会计人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财务保管人员的职责权限应当明确,并相互分离,相互制约。
10.财务会计报告的责任主体是谁?如何规定的?
单位负责人是单位对外提供的财务会计报告的责任主体。要求单位负责人在财务会计报告上签章,是督促其认真对财务会计报告内容负责的一种程序上的措施。如果责任主体不明确或责任主体过多,就会造成无法追究责任,有可能发生签章人员之间相互推脱责任的现象。
财务会计报告不仅是一个单位会计工作的最终成果,更是一个单位财务状况和经营成果的全面总结和综合体现。财务会计报告虽然主要是由会计人员编制的,但是,财务会计报告的编制不是会计人员的个人行为,会计人员不过是按照国家统一的会计制度规定的方法,将本单位经济业务事项的发生过程及结果记录、归纳、整理、加工成有用的会计资料并体现在财务会计报告中。可以说,财务会计报告反映的情况是单位全体经营管理人员的工作成果的综合体现。单位负责人作为法定代表人,依法代表单位行使职权,应当对本单位对外提供的财务会计报告的质量负责。
因此,《中华人民共和国会计法》作出决定:“单位负责人应当保证财务会计报告真实、完整。”明确规定了单位负责人为财务会计报告的责任主体,单位负责人没有任何理由推脱这一责任。
第十六章 财务会计报告的编制方法
第十六章 财务会计报告的编制方法
本章提要:本章主要介绍会计报表的编制依据、编制方法,以反编制过程中需要注意的问题;会计报表附注的内容、编制方法,以及编制过程中需要注意的问题。
1. 资产负债表的编制目的及编制依据是什么?
资产负债表是反映企业在某一特定日期(如月末、季末、半年末、年末)财务状况的会计报表,这是一张静态报表。它是根据资产、负债和所有者权益之间的相互关系,按照“资产=负债十所有者权益”这一基本会计恒等式,依照一定的分类标准和一定的顺序,把企业在一定日期的资产、负债、所有者权益反映出来。由此可见,资产负债表是根据编报日的资产、负债和所有者权益账户的期末余额填列。
2. 资产负债表的编制方法是什么?
资产负债表“年初数”栏内各数据,应根据上年末资产负债表“年末数”栏内所示数字填列。如果本年度该表规定的各个项目的名称和内容与上一年不一致,应对上年末该表各项目的名称和数字按照本年度规定加以调整后,再列入本年度该表“年初数”栏内。
资产负债表中“年末数”栏内各项数据的填列方法归纳如下:
(一)可以根据总账账户期末余额直接填列的项目。
资产负债表中大多数项目,根据相应的总账账户的期末余额直接填列,包括:短期投资、应收票据、坏账准备、其他应收款、固定资产原价、累计折旧、在建工程、无形资产、长期待摊费用、短期借款、应付票据、其他应付款、应付工资、应付福利费、未交税金、其他未交款、实收资本、盈余公积等项目。
(二)需要根据几个账户的期末余额加总后再填列的项目。
资产负债表中有些项目,不是对应于一个会计账户,而是对应于几个会计账户,这些项目需要对对应的几个会计账户的期末余额进行加总,再填列表中。包括:
(1)“货币资金”项目,应根据现金、银行存款、其他货币资金三个总账科目的期末余额合计数填列。
(2)“存货”项目,应根据物资采购、原材料、包装物、低值易耗品、材料成本差异、产成品、生产成本等总账科目的期末借贷金额相抵后的差额填列。
(3)“待摊费用”项目,应根据待摊费用和预提费用(若其为借方余额)总账科目的期末余额合计数填列。
(4)“未分配利润”项目,l至11月份应根据本年利润减利润分配总账科目的期末余额的差额填列;年末编制年度资产负债表时,则根据“利润分配——未分配利润”明细科目余额直接填列。
如果企业年度发生亏损,则“未分配利润”项目应以“-”号列示。