第十二章 错账更正方法

本章提要：本章主要说明错出产生的原因，查找错账的方法，从反更正错账的*作规则。

1． 产生错账的原因有哪些？
出现错账的原因：一是会计凭证填制错误，主要表现为记录内容有误、计算错误、会计科目错误、借贷方向错误、借贷金额有误；二是记账错误，主要表现在账簿记录出现重记、漏记、混记、错记等情况。

2． 查找错账的方法有哪些？
一般情况下，如果发生了错账，应采取以下措施查找：
（1）先计算出差错的数额。
（2）综合各种有关情况，确定可能出现差错的范围。
（3）确定查找的线索，采用适当的方法予以查错。
主要查错方法有六种： 差数查找、除二法查找、除九法查找、顺查法、逆查法、抽查法。

3． 怎样使用逆变法？
逆查法是沿着“试算—结账—过账—制证”逆账处理程序，从尾到头进行的普遍检查。
（l）检查试算平衡表本身，复核试算平衡表内各栏金额合计数是否平衡；检查平衡表内各账户的期初余额加减本期发生额是否等于期末余额；核对平衡表内该账户的各栏金额是否抄写错误。
（2）检查各账户的发生额及余额的计算是否正确。
（3）将记账凭证、原始凭证及账簿记录逐笔核对，检查过账有无错误。
（4）检查记账凭证的填制是否正确。

4． 怎样使用顺查法？
顺查法是沿着“制证—过账—结账—试算”的账务处理程序，从头到尾进行的普遍检查。
第一步，将记账凭证与原始凭证核对，检查有无制证错误。
第二步，将记账凭证及所附原始凭证与账簿记录逐笔核对，检查有无错误。
第三步，结算各个账户的发生额及期末余额，检查有无计算错误。
第四步，检查试算平衡表上有无抄写与计算错误。

5． 怎样使用重点抽查法？
重点抽查法是在已初步掌握情况的基础上，有重点的抽取账簿记录中某些部分进行检查的方法。例如，差数是元位数时，只查找元、角、分位，其他数字则不必逐一检查。这样就缩小了查找范围，比较省力而且有效。

6． 怎样使用差额检查法？
这是直接从账账之间的差额数字来查找错误的方法。例如，现金日记账余额为3560元，总账中现金账户的余额为3500元，相差60元。可直接根据账面数（现金日记账余额）与核对数（总账中现金账户的余额）的差额来查找。记重账时，可从账簿记录中查找，如果发现同一账户记录中，有两个数相同并与这个差额（60元）相等。其中一个数可能是重记的数字。漏记时，可在记账凭证中直接查找60元的经济业务，看是否漏登。

7． 怎样使用差额“除二法”？
这是将账账之间差额数字除以二，按商数来查找差错的方法，这种方法适用于查找方向记反账的错误。例如，原有原材料库存6000元，又入库1000元，应在“原材料”账户借方登记1000元，期末余额应是7000元，结果记在“原材料”贷方1000元，致使期末余额只有5000元，相2000元。用这个差额数字（2000）除以2，商数是1000元，便是该错数。查找时应注意有无1000元的业务记反了方向。

8． 怎样使用“除九法”？
除九法是指用差数除以9来查找错账的方法。此法适用于查找数字错位和邻数倒置所引起的差错。
（1）在登账过程中可能会把数字的位数搞错。如十位数记成百位数，而百位数记成千位数或者把千位数记成百位数，如果出现这种情况，差数均可被9整除，其商数就是要查找的差错数。
如果是大数记成了小数，例如，52830误记成是5283，差数47547，除以9后，商为5283，你就可以在账簿上查找是否将52830误记为5283；如果是小数记成了大数，例如，420误记成4200，差数为3780，除以9后，商为420，将420乘10后得4200，你就可以在账簿中查找是否将420误记为4200的情况。
（2）邻数倒置。如果记账时，出现将相邻两位数或三位数的数字顺序颠倒的错误，也可采用“除九法”查找。
如将52误记为25，或将25误记为52，两个数字颠倒后，个位数变成了十位数，十位数变成了个位数，这就造成了差额为9的倍数。如果前大后小颠倒的前小后大，正确与错误的数的差额就是一个正数，这个差数除以9所得商的有效数字便是相邻颠倒两数的差值。如将52错记为25，差数27除以9的商数为3，这就是相邻颠倒两数的差值（5－2）。如果前小后大颠倒的前大后小，正确数与错误数的差数则是一个负数，这个差数除以9所得商数的有效数字就是相邻颠倒两数的差值，如将25错误记为52，差记数一27除以9的商为一3，这就是相邻颠倒两数差值（2－5）。我们可以从与差值相同的两个相邻数范围内去查找。这样就缩小了查找范围。
9． 错账更正的方法有哪些？
记账发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按规定的方法更正，常用的方法可以归纳为划线更正法、红字更正法、补充登记法三种。
10．什么样的错误使用划线更正法进行更正？
划线更正法，是指用划线来更正错账的方法。这种方法适用于记账后结账前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证无错误，即纯属笔误造成登账时文字或数字出现的错误，应用划线更正法进行更正。
具体做法是，先将错误的文字或数字全部划一条红线予以注销；然后在划线上方用蓝字填写正确的记录；更正后经办人员应在划线的一端盖章以明确责任。
在划线更正时应注意的以下问题：在划线时，如果是文字错误，可只划错误部分，如果是数字错误，应将全部数字划销，不得只划错误数字。划线时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。例如，将5424错记为5435，应更正为
不得更正为如应记B科目借方而误记入A科目借方400,应在A科目借方注销,另在B科目借方登记400;记错方向,应记入借方200而误记入贷方200,则贷方注销
,借方另用蓝字登记200。上述更正处都应加盖记账员的图章,以明确责任。
11．什么样的错误使用红字更正法进行更正？
红字更正法又称红字冲账法，是用红字冲销或冲减原记录数，以更正或调整账簿记录的一种方法。
记账以后，如果发现记账凭证发生错误，导致记账错误时，可采用红字更正法进行更正，红字记录表示对原记录的冲减。红字更正法具体做法分两种情况。
（1）记账所依据的记账凭证中应借应贷的方向、科目或金额有错误，导致账簿记录错误。具体做法是，首先用红字（只限金额用红字，其他项目用蓝字）填制一张与原错误凭证完全相同的记账凭证，在摘要中注明注销XXXX年XX月XX日XX号凭证，并用红字（金额）登记入账，以冲销原来的账簿记录；然后再用蓝字填制一张正确的记账凭证，在摘要中注明正确的XXXX年XX月XX日XX号凭证，并据以登记入账。冲销和订正的记账凭证后面可不附原始凭证。
［例1］ 2001年5月1日，车间生产乙产品领用直径5圆钢3500元。会计人员根据领料单编制记账凭证如下：
转12号： 借：制造费用 3500
贷：原材料—原材及主要材料 3500
会计人员审核时，没有发现问题并据以登记入账，在账簿核对时，会计人员注意到生产领用的直径5圆钢应直接记入产品生产成本，不应该记入制造费用。用红字更正法更正如下：
首先用红字填写一张与原错误凭证一样的记账凭证，在摘要栏注明冲销2001年5月1日第12号记账凭证。
转32号：借：制造费用
贷：原材料—原料及主要材料
同时用蓝字填制一张正确的记账凭证：
转33号：借：生产成本—乙产品 3500
贷：原材料—原料及主要材料 3500
用T型账户表示

（2）记账依据的会计凭证的金额有错误，并且错误金额大于应记金额，导致账簿记录金额多记，而会计科目及记账方向均无错误。
具体做法是：用红字（只限金额）填写一张会计科目、借贷方向与原记账凭证一致，但金额为多记金额的记账凭证，并在摘要栏注明冲销XXXX年XX月XX日XX号多记金额，并据以记账，对原错误进行更正。
［例 2］ 2001年 6月 10日销售给第一机床厂产品一批，价值38000元，已办妥委托收款手续（不考虑增值税）。
转43号：借：应收账款一第一机床厂 83000
贷：主营业务收入 83000
并据以登记入账，2001年6月30日与第一机床厂对账时，发现双方记载不一致，查找到此笔错误记录，属多记45000元。更正如下：
转83号：冲销200l年6月10日转43号多记金额。
借：应收账款一第一机床厂
贷：主营业务收入
用T型账户表示：

12．什么样的错误使用补充登记法进行更正？
补充登记法是用补记差额来更正账簿记录错误的一种方法。记账依据的会计凭证的金额有错误，并且错误金额小于应记的金额，导致账簿记录金额少记，而会计科目及记账方向均无错误，这种情况下可用补充登记法。
具体做法是，填写一张会计科目、借贷方向与原始记账凭证一致，但金额是少记金额的记账凭证。并在摘要栏注明补记XXXX年XX月XX日XX号记账凭证少记金额，并据以记账，这样对原错误进行了更正。
［例 3］ 200l年 7月 13日销售给东方厂产品一批，价值11000元，已办妥委托收款手续（不考虑增值税）。原会计分录如下（并据登记入账）：
转34号：借：应收账款—东方厂 10000
贷：主营业务收入 10000
发现错误后将少记金额（ 11000－10000）1000元，用蓝字金额填制凭证，在摘要栏注明补充200l年7月13日转34号少记金额。
转65号：借：应收账款—东方厂 1000
贷：主营业务收入 1000
以上更正记录用T型账户反映：

采用红字更正法和补充登记法，在重新填制的记账凭证摘要栏内，必须注明原记账凭证日期、编号及更正原因，以便查阅核实。
13．实现会计电算化后，错账如何更改？
错账，即账簿内容错误，这种错误是由于记账凭证的错误而导致账簿内容的错误。与手工错账的更正方法相对应，可以采用红字冲销法（在凭证录入时，用负数表示红字）和补充登记法进行更正，但不同的是会计电算化中无须划线更正法。
第十三章 对账与结账

第十三章 对账与结账

本章提要：本章简要说明对明对帐和结帐的主要内容和方法。重点讲述了会计期末怎样进行结帐及结帐前应做的准备工作。

1． 对帐的主要内容是什么？
《中华人民共和国会计法》第十七条规定：“各单位应当定期将会计账簿与实物、款项及有关资料相互核对，保证会计账簿记录与实物及款项的实有数字相符、会计账簿记录与会计凭证的有关内容相符，会计账簿之间相对应的记录相符、会计账簿记录与会计报表的有关内容相符。”
据此，对账的内容主要包括账证核对，账账核对，账实核对，账表核对。
（1）账实相符。是账簿记录与实物、款项实有数核对相符的简称。保证账实相符，是会计核算的基本要求。由于会计账簿记录是实物款项使用情况的价值量反映，实物款项的增减变化情况，必须在会计账簿记录上如实记录、登记。因此，通过会计账簿记录的正确性，发现财产物资和现金管理中存在的问题，有利于查明原因、明确责任，有利于改进管理、提高效益，有利于保证会计资料真实、完整。
（2）账证相符。是会计账簿记录与会计凭证有关内容核对相符的简称。保证账证相符，也是会计核算的基本要求。由于会计账簿记录是根据会计凭证等资料编制的，两者之间存在逻辑联系。因此，通过账证核对，可以检查、验证会计账簿和会计凭证的内容是否正确无误，以保证会计资料真实、完整。各单位应当定期将会计账簿记录与其相应的会计凭证（包括时间、编号、内容、金额、记账方向等）逐项核对，检查是否一致。如果发现有不一致之处，应当及时查明原因，并按照规定予以更正。
（3）账账相符。是会计账簿之间相对应记录核对相符的简称。保证账账相符，同样是会计核算的基本要求。由于会计账簿之间，包括总账各账户之间、总账与明细账之间、总账与日记账之间、会计机构的财产物资明细账与保管部门、使用部门的有关财产物资明细账之间等相对应的记录存在着内在联系，通过定期核对，可以检查、验证会计账簿记录的正确性，便于发现问题，纠正错误，保证会计资料的真实、完整和准确无误。
（4）账表相符。是会计账簿记录与会计报表有关内容核对相符的简称。保证账表相符，同样也是会计核算的基本要求。由于会计报表是根据会计账簿记录及有关资料编制的，两者之间存在着相对应的关系。因此，通过检查会计报表各项目的数据与会计账簿有关数据是否一致，确保会计信息的质量。

2． 怎样进行账证核对？
账证核对主要是核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。

3． 怎样进行账账核对？
账账核对是核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。包括：总账有关账户的余额核对，总账与明细账核对，总账与日记账核对，会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等。

4． 怎样进行账实核对？
账实核对是核对会计账簿记录与财产实有数额是否相符。包括：现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对；银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对；各种财产物资明细账账面余额与财产物资实存数额相核对；各种应收、应付明细账账面余额与有关债务、债权单位或个人相核对等。

5． 怎样进行账表核对？
账表核对是核对会计报表各项目的数据与会计账簿相关数据是否相符，要求做到账表相符。

6． 结账前应做哪些准备工作？
在结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。应及时调整需期末调整的账项，按照权责发生制的要求，查对有关收入和费用是否进行账项调整。例如，待摊费用是否在本期进行了摊销，预提费用是否在本期进行了预提。
在结账前，要事先进行对账，保证账证相符，账账相符，账实相符和账表相符，妥善处理应收、应付及暂收、暂付款的清偿事宜，力争减少呆账和坏账损失的发生。
在确认当期发生的经济业务，调整账项及有关转账业务全部登记入账后，可办理结账手续，结计总分类账，现金日记账，银行存款日记账，明细分类账各账户的当期发生额、余额，并结转下期账簿记录。

7． 怎样进行结账？
结账时，应当结出每个账户的期末余额，需要结出当月发生额的，应在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线；12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下面应当通栏划双红线。年度终了结账时，所有总账账户都应结出全年发生额和年末余额，需要结计本月发生额的某些账户，如果本月只发生一笔经济业务，由于此笔记录的金额就是本月发生额，结账时只要在此项记录下划一红线，表示与下月的发生额分开就可以了，不需要另结出“本月合计”数。

8． 按日、按月累计结计发生额的账户，余额应登记在哪一行？
按日、按月累计结计发生额的账户，余额应登记在每日或每月最后一笔经济业务后面的余额栏内，本月合计和本年累计行只填写本月发生额和本年累计发生额，而不再重复填写余额。但在现金日记账、银行存款日记账和其他需要按月结出发生额的账户，如各种成本、费用、收人的明细账簿，每月结账时，还要将月末余额与本月发生额写在同一行内，在摘要栏内注明“本月合计”字样。这样做，账户记录中的月初余额加减本月发生额等于余额。便于账户记录的稽核。每月结账时，“本月合计”行已写余额的，“本年累计”行就不必再写余额。
结账时，如果余额出现负数，可以在余额栏用红字登记，但如果余额栏前有余额方向，例如，“借或贷”则应用蓝黑墨水书写，不能使用红色墨水。

9． 上年余额怎样结转到本年初的账户中？
年度终了，要将各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下年会计年度建新账簿第一行余额栏内填写上年结转的余额、并在摘要栏注明“上年结转”字样。
对于怎样把有余额的账户余额结转至下年，正确的方法应该是：年度终了时，有余额的账户的余额，直接记人新账余额栏内即可，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记人本年账户的借方或贷方（收方或付方），使本年有余额账户变为零。因此，既然年末有余额的账户，余额就应当如实地在账户中加以反映，这样更显得清晰、明了。否则就混淆了有余额的账户和无余额账户的区别。

10．年度终了哪些账可以不更换新账？
对于新会计年度建账，一般说来，总账、日记账和多数明细账应更换一次，但有些财产物资明细账和债权债务明细账，由于品种规格和往来单位较多，更换新账时重抄一遍，工作量很大，因此，可以跨年使用，不必每年更换一次。各种备查簿也可连续使用。