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驻校食堂采购员工作要求
一、 根据《中华人民共和国食品卫生法》要求及有关规定，必须向持有卫生许可证的供应商采购食品原材料。
二、 所有采购食品原材料必须在正规市场、通过正规渠道或向教育机关招标入围的供应商采购。
三、 采购、验收食品必须严格按照《食品原材料采购索证制度》向供应商索证验证。上述各证必须一一与对应食品保持一致，同种不同规格的食品必须做到每一规格一致。
四、 必须与供应商签订供货合同书，合同书内除载明品种、价格、质量、送货时间及送货方式外，还须注明供应商保证退货、换货、索赔及承担食品质量卫生等条款，以保证食品质量和安全。
五、 禁止采购、验收腐败变质、掺杂掺假、发霉生虫、有害有毒、质量不新鲜的食品原材料以及保质期标志不清、超过保质期限的食品。
六、 禁止采购不具有品名、厂名、生产日期、保质期限、批号或代号等标识的定型包装食品，进口食品必须有中文标识。
七、 必须定期对市场价格进行调查：一般对冻品类、半成品类、干调类、粮油类等产品每月进行一次市场调查；对疏菜类、水果类、禽蛋类、鲜肉类等产品每7-10天进行一次调查，特殊时期（恶劣天气、政策变化等）需每天进行调查，及时了解市场价格浮动行情。每月将调查情况上报公司后勤管理部并及时通报学校有关部门。
八、 每月对学校食堂采购费用进行归集、分析，对采购的物品进行分类统计，对价格和数量引起的变动进行分析，并提出尽一步完善的意见。
九、 必须坚持原则，秉公办事，维护公司和学校利益，坚持综合考虑质量、价格、交货期、售后服务等方面，择优选取供应商。
十、 必须遵守商业规则，不得将公司的重要信息以任何方式泄露给供应商，也不得把供应商的商业情报透露给第三方。
十一、 严格执行公司及学校有关各项规章制度，严禁假公济私、弄虚作假、营私舞弊，严禁收受供应商或有关人员的回扣、礼品、私请及小费。
十二、 严格遵守学校财务制度，不挪用备用资金和转账支票另作他用，账务手续齐备，报账及时。
驻校食堂采购员工作流程
一、 每日工作流程：
每日工作流程说明表
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任务概要 |
采购员每日工作内容 |
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节点控制 |
相关说明 |
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① |
每日早晨食堂主管、库房管理员、主厨及采购员负责对食品原材料的数量、质量、品种进行验收。 |
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② |
对于验收人员提出的数量、质量等问题，由采购人员提出具体解决办法，及时与供应商协调处理。遇有重大问题需报后勤管理部主任审核同意后，退换货处理或更换供应商等。 |
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③ |
根据学校可食部分餐费标准及学生营养配餐，总务处每周四下达下一周菜谱。总务处根据每日菜谱，当日下达第二日食品原材料采购计划。 |
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④ |
驻校采购员审核食品原材料采购计划，如有问题与总务处协调解决，每日下午给供应商下达采购计划单。 |
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⑤ |
采购员每日应将当日产生的各种表单、数据进行登记，输入电子表格。 |
二、 市场价格调查工作流程：
市场价格调查工作流程说明表
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任务概要 |
市场价格调查 |
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节点控制 |
相关说明 |
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① |
采购员根据食堂采购需求，确定供应商类别，通过各种渠道收集供应商价格信息。 |
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② |
供应商回应采购员询问，提供价格信息。 |
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③ |
将询问得到的价格信息进行汇总、整理、分析。 |
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④ |
根据汇总分析结果，进一步与供应商洽谈，如付款方式、送货方式等。 |
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⑤ |
根据进一步洽谈结果，选择价格优、相关条件好的供应商上报后勤管理部审核、公司领导批准。 |
三、 供应商选择工作流程：
供应商选择工作流程说明表
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任务概要 |
供应商选择 |
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节点控制 |
相关说明 |
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① |
采购员通过各渠道收集供应商的信息，包括发放供应商问卷、面谈和收集资料等方式。 |
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② |
采购员整理、分析调查所得的资料，对所有供应商进行初步评价和筛选。 |
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③ |
采购员通过筛选，提出《候选供应商名单》，报后勤管理部主任审核。 |
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④ |
采购员通过采购物品的分类，根据实际需要，判断是否需要组织现场评审。 |
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⑤ |
现场评审结束后，采购员汇总评价结果，在侯选名单上，提出供应商的等级排序名单，对无需现场评审的供应商，可直接提出供应商的等级排序名单 |
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⑥ |
采购部根据对样品质量的分析，剔除不合格供应商，进而确定合格供应商名单，对于无需提供样品的供应商，可直接确定《供应商名单》 |
四、 采购合同签订工作流程
采购合同签订工作流程说明表
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任务概要 |
采购合同签订 |
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节点控制 |
相关说明 |
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① |
采购员会同相关部门和人员对供应商的综合实力进行评审，最终形成供应商的名单。 |
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② |
采购员提出基本的采购要求，向供应商询价，供应商向采购员说明采购价格并提出相应的交易条件。 |
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③ |
采购员根据与供应商洽谈好的条件，拟定采购合同。 |
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④ |
后勤管理部主任审阅起草后的采购合同，核查合同条款，对需要修改的合同应返回相关人员进行修改。 |
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⑤ |
经公司领导审批后，采购员汇总相关人员的意见和建议，对合同中存在问题的地方进行修改，编制采购合同。 |
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⑥ |
公司领导审批后的采购合同，送学校总务处、财务部审核，报校长审批并在合同文本上签字。 |
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⑦ |
采购合同审批完毕后，采购员应安排与供应商签订采购合同的相关事宜。 |
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⑧ |
采购员将采购合同及与采购合同有关的资料进行建档、归档。 |
五、 采购合同结算工作流程：
采购结算管理流程说明表
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任务概要 |
采购结算管理 |
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节点控制 |
相关说明 |
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① |
采购员根据总务处采购计划单向供应商发出采购订单，明确说明采购食品原材料的品种、数量、质量要求、送货时间等。 |
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② |
食堂主管、库房管理员、主厨及采购员根据采购订单对食品原材料的数量、质量、品种进行验收。符合要求的进行入库，认真填写验收单等相关单据。 |
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③ |
食堂库房管理员将进货验收单汇总，报总务主任审批后送驻校采购员。 |
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④ |
驻校采购员将汇总的验收单与采购订单进行核对，若两者相符，则进行单据汇总，将各项数据进行汇总。 |
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⑤ |
若存在验收单不齐全或与采购订单不符，则采购人员应及时与学校总务处沟通协调和催收，相关部门人员应给予配合，然后进行各项单据汇总。 |
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⑥ |
采购人员根据汇总的各项数据，填写《付款申请单》，列明应付款项明细，报学校总务处、财务部审核后，上报学校校长批准。 |
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⑦ |
学校财务部会计人员查验采购订单、验收单以及发票等各类单据是否符合财务规定、数据是否相符等，经审核没有问题，则安排付款，并通知采购人员，由采购人员通知供应商付款。 |
