三、费用报销管理规定
为促进公司各项工作的顺利开展,明确费用报销的标准,程序和办法,特制定本规定。
（一）报销程序:在日常报销的情况下,报销人向财务部领取《报销单》，需要黑色水笔填写完整，正确粘贴，交部门主管，营运副总审核确认后，交财务部审核，财务部审核后报总经理批准，经批准后向财务部领取报销款。
（二）所有与财务相关的凭证，文书签名必须使用中文全名，不得使用英文拼音。
（三）所有费用必须在一周内进行核销，逾期应说明原因，不能说明原因的，不予受理。
（四）原材料，固定资产的单据须分开单独报销，粘贴在同一张报销单上的，不予受理。
（五）所有费用报销单据，报销人需在其背面注明费用的用途并签名确认，否则财务部不予受理。
（六）原始单据要保持整洁，报销时应平整地粘贴在粘贴纸上，不能完全重叠在一起粘贴，更不允许用订书机把原始单据订在报销单后面，否则不予受理报销。
（七）各项费用单据应妥善保管及时传递，防止丢失。各店应指定专人负责单据保管传输。各店当月所有核算单据需于次月2日中午12点前送达总部，超过规定期限传递的，对责任人及店主管每次处200元罚款。
（八）票据传递顺序



（九）相关费用的报销处理办法
1、交通费用：员工报销交通费用需注明时间，起点，乘坐的士，还另需在票据背面注明乘坐人，事由（从哪里到哪里，做什么事）。
2、加班费：加班费的计算一律按公司人事制度执行，公司（含直营店）员工节假日加班费一律上报人力资源部，在下月发放工资时支付。
3、广告费：报销时必须附相关的广告剪报。
4、办公用品：购买办公用品必须取得合法，正式，完整的发票，若多的办公用品累计开在同一张发票上，应附购货清单。
5、对于购买的固定资产及其他应事先申请，报销时单独粘贴并附事先的申请证明。
6、对于有定额或预算规定的费用，必须在定额或预算的范围支出，超时定额的不予报销。
（1）手机费用；
（2）公司实行财务预算项目，将按预算管理制度执行。
 

四、出差管理规定
为了健全公司的管理制度，减少开支标准，降低成本费用，提高公司的经济利益，进一步调动出差人员的工作积极性，经公司研究决定对出差管理作如下规定：

（一）出差交通费报销规定
1、为减少开支，节约费用，尽量利用通讯工具联系业务，以减少出差人员的次数，如确需出差（除泉州地区外），由所在部门向分管部门的最高负责人提出申请，报批。
2、凡公司派车出差的，一律不得报销市内交通费，如因车无法分开送达出差人员到达目的地的，其发生的市内交通费用由司机签名证实。
3、乘坐汽车只允许以规定直线路途报销交通费，凡是因私事半途绕道，其绕道产生的交通费不能报销。
4、出差原则上一律不乘飞机，特殊情况须经懂事长特批，具体可乘坐的交通工具详见差旅报销明细表。
5、周边地区出差原则上因当天返回，特殊情况须经部本部审批，否则不予报销相关费用。
6、参加公司指派的展销会，会议，学习培训班及年度探亲等，其交通费照公司出差标准报销。
7、出差原则上不能报销“出租车”交通费，如有急事需办理，报分管领导以上人员批准后，可乘出租车，否则不予报销。
8、出差人员不能私自请客应酬，如确需请客需报部本部批准，否则发生的应酬费自理。
9、费用报销单据应有原始单据为依据，车费或餐费报销单据应注明日期，所行路线（起止点）办事内容及金额，餐费需由当事人签字方可生效。
10、司机应做好登记乘坐公司车辆出差人员名单，每天统计一份上报总务，由总务上报财务部，作为报销核查的依据。

（二）出差费用开支标准的规定
1、出差人员的伙食费，住宿费标准按规定限额内控制报销，出差天数以公司确定为准，只为准许时间内返回，方给予结算补贴，延期需知会人事课，否则按照旷工处理，且超出费用又个人自理，特殊情况需报分管领导批准后方可执行。
2、公司制定的报销标准为最高限额，在规定的范围内，凭有效票据实报实销，超额自负。
3、出差地属直系亲属的，发给伙食补助，不报住宿费。
4、出差地投宿亲友处，可按住宿级别标准的50%予以补贴，并发给伙食补贴。
5、出差费用按公司制定标准严格控制执行，具体标准详见差旅费报销明细表，特殊情况超标需报懂事长特批。

（三）出差人员报销手续的规定
1、出差人员借款按有关审批权限办理，大额借款（指一万元以上）要提前一天向财务部联系，否则无法办理借款。
2、出差人员回公司后，在三日必须自行向公司财务部办理报销手续，其报销手续按出差作业流程规定办理，不及时办理的，或凭证遗失等原因造成无法报销的，后果由出差人员自行负责，财务部不予受理。
3、人员向公司借支差旅费，应当逐笔结清，采取多还少补的原则，不留余额。如果不能结清，在当月工资中扣回或分期偿还（例如情况，另行批示）。

（四）周边以外城市出差申请及费用报销作业流程
1、呈方式向分管部门的最高负责人提出出差申请，并附出差申请单，出差人员名单，出差地点及工作安排细节，另附出差费用预估表，超出部门费用审批权限的，需报部本部批示。
2、由分管部门主管批示，同意后填写借款单，会同签呈一并从财务部借支出差费用。
3、出差人员需按核定申请日返回，如有延迟，需要先知会分管领导及部本部核定再予以延长。
4、出差人员返回后，根据出差之实际费用支出填写“差旅费报销单”经审批后，至财务部冲销借支。
5、出差申请应于出差安排二日前提交，返回后冲销借支工作应于三日内完成。
6、出差申请一式两联，人事课与财务部各持一联备查。周遍以外城市出差作业流程图简介：
出差人填写出差申请单→分管领导批示→部本部批示→填写借款单（附出差签呈）→出差人员返回后→填写“差旅费报销单”→财务冲销借支。


（五）差旅费报销标准明细表（略）

五、业务招待费管理办法
（一）业务招待费主要用于各部门对外联络时，与政府部门，合作伙伴，供应商及其企业等重要招待。
（二）业务招待，需提前报请公司总经理批准后方可招待，否则不予报销。
（三）公司本着节约和透明的原则，业务招待费用报销至少需有两个以上的经手人或当事人签字（只有一人参加招待的除外）
（四）业务招待费用报销时，需另附清单，注明时间，招待对象，参加人员，公司财务审核后将清单销毁。
（五）各部门向相关人员送礼应报经总经理批准，未经批准的不予报销。

六、存货管理规定
存货在公司流动资产中所占的比例最大，而且存放地点分散，接触此项资产的人员较多。加强存货管理，对于保护存货安全，加快周转速度，减少积压，浪费和损失，提高存货运营效率，有着重要的价值意义。
（一）公司应根据年度经营目标，市场购买状况和商品库存状况，制定年度商品采购计划，并按季，月分解。商品采购业务须履行审批手续，审批程序及采购流程按业务部门采购手册执行。采购人员应在职责范围内按审批意见办理采购业务，特殊情况下无法及时报批的，作个案处理，事后须补办审批手续，以防止盲目采购，造成积压损失。
（二）商品采购须取得供货方的发票或其他进货凭证（如送货单，发货单等由供应商开具的单据）
（三）商品到达后须及时组织进货验收。验收人员应验明品名，数量，品种，规格，质量与发票单据或合同订单所列是否相符。如有不符，应及时记录并通知相关采购人员查明原因视不同的采购方式作相应处理。未办理入库的商品不得与己入库商品放在一起。
（四）验收合格的商品，保管人员应及时办理入库，在进货发票单据上签名确认后开商品验收入库单。在开据时，应认真细致，并注意核对单价及数量，确定准确的商品单价及数量以开据。开据后应在验收入库单上签名确认。
（五）商品验收入库蛋一式三联，一联收货人记帐留存，一联交供货方，财务联连同进货发票单据以及合同订单交财务部门。财务部门按国家统一会计制度，根据验收单及有关进货合同订单和发票单据对验收合格的商品办理入帐及货款结算。月未，货到票据未到的商品，应予暂估入库。
（六）总仓的商品配送出库，应在点验无误后，输入电脑，打印商品配送出库单，告知直营店准备收货。总仓人员须在配送单上签名，以示负责。配送单一式三联，由直营店签名确认后，一联总仓记帐留存，一联交直营店验收，财务联交财务部作配送帐务处理。
（七）存货应定期盘点，以便掌握存货结构以及毁损，变质等情况在盘点的过程中，需在店长的监督下由仓储进行盘点，参盘人员应认真，细致，负责地做好盘点工作。核对无误的盘点数据应及时输入电脑。

七、货款支付流程
（一）货款支付日期
货款的支付分为现结以及月结，现结是因一些供货方能给公司带来重大利益以及不可避免因素造成而需现结的款项，否则一律不允许采取现结。而月结日是指次月的 5.15.25号，其他时间一律不给予办理。
（二）款项的支付
配送中心采购货品，在货品验收入库后，总仓人员将验收入库单以及供货方单据一同寄往总部财务，总部财务根据其验收入单以及供货方单据做相应帐目处理后，于其供货方进行帐目核对，做到帐目一致后，填制应付帐款明细表交由采购确认，交由营运副总审批后，报部本部批准后方可付款。