宴会筹划流程方案

宴会是一种社交、礼宾活动,为获得成功,筹划人员必须事先做出周密的筹划与安排,其工作主要有:

步骤/方法

1

确认宴会的对象、范围和规格

确认宴会对象、范围和规格的依据是宴会的性质、目的及经费筹措等因素,即要把需要和可能结合起来。筹划设计初步方案,经领导审批后确认。

2

(1)根据宴会的目的,与上司确认被邀请的宾客名单;

3

(2)根据宴会的目的和宾客的社会地位、职务身份,确认宴会的规格;

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(3)发出正式请柬:

5

确认宴会的时间

时间的安排应充分考虑主、宾双方都较为合适这一因素,有时若实在难以兼顾,理所当然的应从宾客的方便着想,一般不宜安排在对方的重大节日、重要活动之际或有禁忌的时间。

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①根据上司的提议;

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②根据其他因素而确认。

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③一般不选择在重大节日、假日,涉外宴会还要注意避开对方的禁忌日。

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确认宴会的地点

如果是官方的、隆重的宴会活动,一般安排在政府、议会大厦或宾客下榻的宾馆内举行。其他组织的宴会,有条件的可在本单位的宾馆或附近的饭店、宾馆内进行。

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①要考虑规格,规格高的安排在高级饭店或酒店;一般规格的,则根据情况安排在适当的饭店进行。

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②要考虑宴会对象,对文化素质高、有一定身份的宾客,宴会的卫生和环境尤其要讲究。

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印制分发请柬

邀请宾客参加宴会的请柬可用红色或粉红色卡片印制,写清参加宴会的时间、地点,宴会名称,以及受邀人姓名,如需对方给予回复,应写清“恭候佳复”等字样。请柬要提前送达,以表诚意,也可给对方准备的时间。非正式的便宴可不发请柬,直接打电话做口头邀请亦可。

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布置宴会厅

宴会厅和休息厅的布置,取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置,应该严肃、庄重、大方,不宜用霓虹灯作装饰,可用鲜花、盆景,常青树等作点缀。如配有乐队演奏国歌或席间乐,乐队不要离得太近,乐声宜轻,最好能安排几位主要宾客都喜欢的乐曲。

宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌,与酒会布置相同。

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菜谱安排原则

宴会时的菜谱要根据宴会的性质,目的,形式与规格,在经费预算标准内合理确认,菜谱的安排一般有四条原则:

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(1)主随客好。选菜的依据主要是宾客的口味喜好,选主方的地方特色菜亦可。

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(2)搭配合理。包括荤素搭配,营养构成搭配、时令菜与传统菜肴的搭配以及菜点与酒品饮料的搭配,力求合理。

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(3)营养平衡。西餐要讲究主菜配菜、海味肉食的协调,中餐应荤素搭配,南北口味搭配。

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(4)量力而行。按照经费的预算,合理确认菜肴的品种、数量与价位等。

补充参考:

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(1)莱肴的精致可口、赏心悦目、特色突出;

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(2)客人的饮食习惯、禁忌;

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(3)冷热、甜咸、色香味搭配。

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合理安排座位和席次

宴会时的座位,尤其是正式宴会的座位,是表达主方对宾客的礼遇和尊重,因此筹划要注意恰当安排赴宴人员座位。总的原则,既要按礼宾次序的原则作安排,又要有灵活性,使席位安排有利于宾主席间的交谈进而增进宾主友谊。

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(1)排定座位

宴会一般都要事先安排好桌次和座位,使参加宴会的人都能各就其位。席位的安排也能体现出对客人的尊重。

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(2)排定桌次

桌次地位的高低,以距主桌位置的远近而定。以东道主的桌为基准,右高左低,近高远低。

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(3)排定座位

①以东道主的座位为中心,如果女东道主参加时,则以东道主和女东道主为基准低高远低,右上左下,依次排列。

②把主要宾客安排在最尊贵的位置,即东道主的右手位置;主要宾客夫人安排在女东道主右手位置。

③东道主方面的陪同人员,尽可能与客人相互交插,便于交谈,更可避免自己人坐在一起,冷落客人。

④译员安排在主要宾客右侧。

⑤席次确认后,座位卡和桌次卡放在桌前方、桌中间。

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