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酒店钥匙管理制度规定

人事部 职业餐饮网 2012年11月26日

 

第一部分：机械钥匙管理
1、 机械门锁的安装由部门提出申请，保安部经理签字备案，工程部进行安装；
2、 机械钥匙的发放和领用管理：
1） 营业场所和仓库等公共场所的钥匙，一套钥匙放在保安部员工通道门岗，由各营业点和仓库员工上下班领用或者交换，其他的钥匙交保安部放入备用钥匙箱，并做好登记；
2） 各部门办公点的钥匙，一把由部门主管管理，一把钥匙放在保安部员工通道门岗，由部门员工上下班领用和交还，剩余的钥匙交保安部放入备用钥匙箱，并做好登记；
3） 所有运行钥匙领出和交换，均需在专门的本子上登记领出和交换的时间，并由领用或者交换的人签名。
4） 酒店内24小时有员工值班的部门，钥匙由每个班次间自行进行交接，并做好相应的交接记录。
5） 在规定时间内钥匙未归还至安保部的，安保部在经过现场勘察确认无人后，需立即通知相关部门责任人，并在《安保部值班记录本》上记录相关事件经过及处理结果。
6） 遇突发情况需要领用备用钥匙的，由部门主管申请，安保部当班主管以上员工共同使用钥匙。如部门主管不在的需征得当日值班经理（MOD）的同意后由大堂经理、当班安保主管、申请人共同使用钥匙。
3、 机械钥匙遗失，由所属部门报保安部备案，决定是否更换门锁，确需更换门锁或者增配的，由保安部经理签署意见，工程部配制钥匙，或者安装新的门锁。
4、 重要场所（如仓库、备件间等）的钥匙遗失，需要立即报告保安部和所属部门的主管，保安部立即通知工程部更换门锁，在未更换门锁前，必须确保有员工在现场看管。
5、 对于重要场所钥匙遗失的责任人，根据过失责任的轻重，最高可以给予严重警告处分，并处以弥补这一损失所发生的支出费用的十倍的罚款，所在部门的主管给予口头警告处分，并需要专题书面报告总经理室事情经过和处理决定，送行政人事部备案。
 
第二部分：电子磁卡钥匙管理
1、允许制作的万能钥匙种类及数量：
Ø Master Key： 可打开所有房门的钥匙卡。整个酒店共计8把。由经授权许可的人员保管。
Ø Floor Key：客房部每个楼层的楼层卡，每个楼层配备A、B两套，由客房部统一保管。
Ø Area Key：相邻楼层的区域卡：5～8层一组、9～11层一组、12～15层一组，共计三组，每组各有A、B两套，由客房部统一保管。
 
2、钥匙的使用期限：
Ø 所有万能钥匙的使用期限为3个月，每个季度第三个月的25日，由电脑房负责制作下一个季度的万能钥匙，有效期限为下个季度的1日开始的，三个月有效。
Ø 每次制作需要在专门的登记本上记录，内容为制作的日期和时间、各类钥匙的数量、制作人、发放情况等。
 
3、可持有Master Key的人员：
仅下列经授权许可的人员，可以在日常的运营工作中使用酒店的万能钥匙：
Ø 总经理
Ø 营运总监
Ø 前厅部大堂经理（当值）
Ø 客房部经理
Ø 客房部经理助理
Ø 客房部中班主管
Ø 客房部楼层主管、领班
Ø 客房部楼层清扫员
Ø 客房部公共区域员工（如工作需要）
Ø 洗衣房
 
4、钥匙的申请与制作：
Ø 所有的万能钥匙的制作要求必须经过所在部门的负责人书面申请、营运总监批准后方可制作。
Ø 万能钥匙的制作由电脑房经理负责；登录万能钥匙制作权限的密码由电脑房经理和安保部经理共同封装在信封内保存于前台固定的保险箱内，保险箱的钥匙由安保部负责保管。
Ø 制作万能钥匙时，由安保部验明，房务总监签字确认的《电脑房服务申请单》后与电脑房经理、当班大堂经理一起打开专用保险箱。取出登录密码，由安保部员工负责登录系统，由电脑房员工制作万能钥匙。制作钥匙时上述三人必须同时在场。
Ø 钥匙制作完毕后，安保部必须在保险箱使用记录填写相应记录，并有电脑房员工作为见证人签字，安保部和前厅部必须将相关事件发生的详细时间和经过分别记录在各自的值班记录中。
 
5、客用钥匙的制作和发放
Ø 住客磁卡钥匙根据经营的需要，有前台和行政楼接待处负责制作和发放，由前台经理负责，前厅部经理负连带管理责任；
Ø 参观用房的钥匙，根据需要每日由前台制作，放于前台备用，中班下班前撤销；
Ø 原则上，住店客人每登记一位，发放一把该登记房间的磁卡钥匙；
Ø 会议会务组如有需要，经该会议负责人签字认可，可以每个会务组用房增发一把磁卡钥匙；
Ø 其他如有特殊需要，需征得营运总监的书面同意，方可以增发住客房间的磁卡钥匙。
 
6、万能钥匙的管理：
Ø 所有万能钥匙均不可以带出酒店区域范围，如有违反，将给予酒店口头警告处分；
Ø 被允许可持有和使用万能钥匙部门的负责人同时负有保管各自管辖区内万能钥匙的责任；
Ø 客房部每日钥匙发放和交还要有详细记录，使用人领用和交还需要签字，经理或指定主管，下班前必须核对钥匙的回收情况；
Ø 大堂经理每班次交接记录需要特别说明万能钥匙的交接情况；
Ø 其他临时使用万能钥匙，领用和归还必须做好详细记录，包括：
a. 用匙的日期和时间
b. 用匙的目的
c. 用匙的员工姓名
d. 发放钥匙的员工（或证人）的姓名
e. 万能钥匙交还的时间
f. 用匙人和证人的签名
Ø 每个班次的负责人都要审核一次万能钥匙交接的记录和钥匙的保管情况，以防止任何没有事先安排的万能钥匙借出。
Ø 在任何情况下都不允许任何员工把万能钥匙带出酒店经营范围。
Ø 任何级别的万能钥匙一旦损坏或者无法使用时必须销毁，销毁时，必须是持有人、房务总监或者安保部经理同时在场。
Ø 任何员工在任何情况下不得将自己持有和使用的万能钥匙借给其他人，如果在当班结束后没有交还万能钥匙，将受到严重警告的纪律处罚。
Ø 如果万能钥匙遗失的应立即报告自己所在部门负责人，并通报酒店保安部。
Ø 酒店将根据过失责任的轻重，最高予以严重警告的纪律处罚，并处以弥补这一损失所发生的支出费用的十倍的罚款，所在部门主管给予警告处分，并需要专题书面报告总经理室事情的经过和处理决定，送行政人事部备案。
Ø 前台员工给住客制作客房钥匙的原则数量为每登记一位住客，发放一把钥匙，如住客需要更多钥匙可以补充登记其他客人，或者发放取电牌，供其使用方便。
 
7、编码器密码管理
Ø 电脑房经理负责生成和保管系统密码；
Ø 每次生成新密码后，要将密码封存在信封袋里，信封封面写有“编码器密码，生成日期：  年  月  日”字样；
Ø 将信封封口后交由安全部经理，将该信封保存到大堂贵重物品保管室指定保险箱中，保险箱的客用钥匙由保安部经理保管；
Ø 该指定保险箱每次开启都需要在专门的登记表上做记录，开启使需由保安部经理和前厅部经理同时在场才能开启；
Ø 电脑房经理需与酒店签订密码安全保管协议。（协议附后）
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