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财务规定和程序

题目：酒店内部钥匙管理程序
规定和程序编号：GIH - FG - 016 页数：3
准备：财务副总裁 
批准：行政副总裁 日期
传达致：各酒店 生效日期：

定义及目的

酒店安全保卫离不开钥匙的管理，酒店钥匙丢失、随意发放、私自复制或被偷盗等都会直接影响到酒店、员工、客人的人身和财物的安全。

规定及程序

㈠ 钥匙的种类和使用范围：
酒店的钥匙一般包括日常办公钥匙、库房钥匙、保险柜钥匙、万能钥匙、客房电子磁卡锁（钥匙卡）、酒店车辆钥匙等。

⒈ 日常办公钥匙一般指办公桌钥匙、办公室门钥匙、文件柜钥匙、更衣柜钥匙等，系常用的弹子锁，结构简单，价格低廉，使用普遍，配有两至三把，一把专人专用并随身携带，备用则由各部门主管人员保管。

⒉ 库房重地的钥匙采用双锁制，确保酒店货品的安全，除仓库人员外，未经许可不得随
意出入库房区域。库房钥匙应由专管部门保管，每天上班前领取，下班封存后交还，并做好交接记录。若遇库房下班急需领货，部门需和当天值班经理、保卫部主管同时开仓领货并要求三人签字，严守发货程序。

⒊ 酒店保险柜钥匙一般分客用保险柜、前台投钱使用的保险柜及其它办公用保险柜。

§ 客用保险柜采用复用锁（指双锁），分别由酒店前台主管及客人各执一把锁的钥匙，不能相互取代，同时使用才能启闭，安全、可靠、方便，但一个保险箱客用钥匙只配有一把，另一把万能钥匙掌握在主管手中，可用于每一个小保险柜，成本相对较高，应严格控制管理。（参考客用安全保险箱的管理程序GIH-FF-009）

§ 前台投钱使用的保险柜采用多次组合编成密码，使用起来较繁琐，一个保险柜配有两把钥匙，一把备用由财务总监保管，另一把则由财务负责人掌管，密码只有总出纳和财务总监知晓。开启保险柜的时候，由财务委派的专人持保险柜钥匙在保安员的陪同下，一同与总出纳开启，监督其操作使用。

§ 其它办公用保险柜一般指电脑部存放磁盘使用的保险柜、总出纳存放备用金保险柜、财务总监使用的保险柜等。

⒋ 万能钥匙多用于客房门锁，方便客房服务员在工作时只需一把钥匙即可开启某楼层或
某个区域内的所有客房门锁；或用于客用保险箱，配合客人同时开启，保证客人贵重物品及现金的安全性。此种钥匙在使用时非常方便，但只能由当班主管保存，并做好交接记录。

⒌ 电子磁卡钥匙是专用于客房门锁，是编有电子程序识别码的卡片，只要把与电子程序
编码一致的卡片插入电子锁即可开启，安全、可靠、方便，特别适用客房管理。客人钥匙丢失或离店失效须变换时，只要在前台改变一下编码，重刷一卡片即可。此种钥匙在客人离店时要求其退还，以便重复使用。空白磁卡应由前厅经理管理，前台人员应严格控制使用及领取。

⒍ 酒店车辆钥匙由车队司机合理安排使用，上下班应在前厅做好移交工作，确保车辆存放安全，调拨灵活、责任分明、利于管理。

⒎ 酒店一般会为总经理配置一条万能钥匙或电子磁卡总钥匙专用，以备急时这需。

㈡ 钥匙的管理和控制：

⒈ 除个人使用的日常办公钥匙须随身携带外，其它种类的钥匙应根据各酒店规定钥匙的管理部门妥善保存，（尤指大堂经理手中的万能钥匙，必须存放在保险箱内），详细记录钥匙每次发放及使用的情况，包括领用人、发放人、发放及归还时间等，并双方签字。

⒉ 工作期间，钥匙不能随意丢放或插在锁上，应随身携带。

⒊ 钥匙领用应有严格的制度。类似客房楼层钥匙、员工更衣柜钥匙、所有办公区域的钥匙等，应由各酒店规定的专管部门设置钥匙柜，集中存放，专人负责保管。每次交接班都盘点清楚，如发有遗缺，立即向部门经理汇报。

⒋ 如遇住店客人自称忘带房卡，要求客房服务员代国打开，应先与前台确认客人姓名、房号、核对相关记录，绝不能随意为其打开。

⒌ 钥匙的摆放应规范化，贴有标签，一目了然。

⒍ 无论是客人或员工丢失钥匙，都应先填写丢失钥匙报告单，通知保安部，查明原因后，照价赔偿并作出相应处理意见。

⒎ 钥匙维修需事先填写工程维修单，注明原因，经保安部经理与财务总监审批后，通知工程部更换，重新配制（需固定一家信誉单位配制），严禁私自复制。

⒏ 万能钥匙非必要时不能轻易使用，使用要有批准手续，并将使用情况详细记录在案，以备后查。

⒐ 员工辞职离店前，应将其使用的钥匙交与部门负责人，并由该人在其离店单上签收，确保已归还，方可办理离店结算手续，实施双向监控。

⒑ 盗用酒店钥匙，危害人身及财物安全，造成严重后果者，一旦查出，将给予严厉处罚并承担相应的刑事责任。