酒店采购部管理制度

酒店采购部管理制度

1、制定采购计划 
      （1）由酒店各部分根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的猜测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核； 
      （2）计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或讲演财务部审核； 
      （3）采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。 
2、审批采购计划： 
      （1）财务部将各部分的采购计划和讲演汇总，并进行审核； 
      （2）财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业猜测做采购物资的预算； 
      （3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批； 
      （4）经批准的采购计划交财务总监监视实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。 
3、物资采购： 
      （1）采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数目、单位适时进行采购，以保证及时供给。 
      （2）大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数目、规格、品种和供货要求。 
      （3）餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购职员要按计划或下单进行采购，以保证供给。 
      （4）计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部分经理批准后可进行采购，以保证需用。 
4、物资验收入库： 
      （1）不管是直拨仍是入库的采购物资都必需经仓管员验收； 
      （2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按划定入库。 
5、报销及付款 
      （1）付款： 
         ①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款； 
         ②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的正确数字或单据填制支票，若由采购员领空缺支票与对方结帐，金额必需限制在一定的范围内； 
         ③按酒店财务轨制，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款。 
         ④超过30元要求付现金者，必需经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必需在一定的范围内。 
      （2）报销： 
         ①采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。 
         ②采购员若向个体户购买商品，可通过税务部分开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证实并签名盖章，有采购员两人以上的证实，及验收员的验收证实，经部分经理或财务总监批准后方可给予报销。 

采购部业务操纵轨制 
         1、按使用部分的要乞降采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表； 
         2、向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案； 
         3、在主管的铺排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购； 
         4、按酒店及本部分制定的工作程序，完成现货采购和期货采购； 
         5、货物验收时泛起的各种题目，应即时查清原因，并向主管汇报； 
         6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。 
         7、将到货的品种、数目和付款情况讲演给有关部分，同时附上采购申请单或经销合同； 
         8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合统一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。

仓库治理轨制 
         1、仓库的分类： 
         酒店的仓库总的来说有：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食物仓、山货仓，动力部的油库、石油气库，建筑，装修材料仓，管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设备仓等等。 
         2、物品验收： 
      （1）仓管员对采购员购回的物品不管多少、大小等都要进行验收，并做到： 
         ①发票与什物的名称、规格、型号、数目等不相符时不验收； 
         ②发票上的数目与什物数目不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收； 
         ③对购进的食物原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收。 
         ④对购进品已损坏的不验收。 
      （2）验收后，要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数目和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计。 
         3、入库存放： 
      （1）验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管； 
      （2）进仓的物品一律按固定的位置堆放； 
      （3）堆放要有条理、留意整洁美观，不能挤压的物品要平放在层架上。 
      （4）凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数；卡片固定在物品正前方。 
          4、保管与抽查： 
       （1）对库存物品要勤于检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。 
      （2）抽查： 
         ①仓管员要常常对所管物资进行抽查，检查什物与卡片或记账是否相符，若不相符要及时查对； 
         ②材料会计或有关治理职员也要常常对仓库物资进行抽查，检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。 
         5、领发物资 
      （1）领用物品计划或讲演： 
         ①凡领用物品，根据划定须提前做计划，报库存部分预备； 
         ②仓管员将报来的计划按天天发货的顺序编排好，做好目录，预备好物品，以便取货人领取； 
       （2）发货与领货 
         ①各部分各单位的领货一般要求专人负责； 
         ②领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数目、单价、用途等）并签名，仓管员凭单发货； 
         ③领料单一式三份，领料单位自留一份，单位负责人凭单验收；仓管员一份，凭单入账；材料会计一份，凭单记明细账； 
         ④发货时仓管员要留意物品提高前辈的先发、后进的后发。 
         （3）货物计价： 
         ①货物一般按进价发出，若统一种商品有不同的进价，一般按均匀价发出。 
         ②需调出酒店以外的单位的物资，一般按原进价或均匀价加手续费和治理费调出。 
         6、清点： 
       （1）仓库物资要求每月月中小清点，月底大清点，半年和年终彻底清点； 
       （2）将盘结果列明细表报财务部审核； 
       （3）清点期间休止发货。 
         7、记账： 
       （1）设立账簿和登记账，账簿要整洁、全面、一目了然； 
       （2）账簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设立账户； 
       （3）记账时要先审核发票和验收单，无误后再入账，发现有差错时及时解决，在未弄清和更正前不得入账； 
       （4）审核验收单、领料单要手续完善后才能入账，否则要退回仓管员补齐手续后才能入账； 
       （5）发出的物资用加权均匀法计价，月终泛起的发货计价差额分品种列表一式三份，记账员、部分、财务部各一份； 
       （6）直拨物资的收发，同其他入库物资一样入账； 
       （7）调出本酒店的物资所用的治理费、手续费，不得用来冲减材料本钱，应由财务部冲减用度； 
       （8）入口物资要按发票的数目、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账，发出时按加权均匀法计价； 
        （9）对于发票、税单、检疫费等尚未到的入口物资，于月底估价发放，待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后，再按实入账，并调整暂估价，报财务部材料会计调整三级账； 
        （10）月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计； 
        （11）与仓管员校对什物账，每月与财务部材料会计对账，保证账物相符、账账相符。 
        8、建立档案轨制： 
        （1）仓库档案应有验收单、领料单和什物账簿； 
        （2）材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。 

物品、原材料采购轨制 
        1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点，以把握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。 
        2、坚持“凡海内能解决的不在国外入口，凡本地区能解决的不到外埠采购”的划定。 
        3、各项物品、商品、原材料的采购，必需遵守市场治理及外贸治理的划定。 
        4、计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部分知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。 
        5、凡购进物料，尤其是定制品，采购部分应坚持先取样品，征得使用部分同意后，方进行定制或采购。 
        6、高额进货和长期定货，均应通过签订合同的办法进行。 
        7、从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇的，不论金额大小一律必需取得总经理的批准，方予采购，否则财务部拒绝付款。 
        8、凡不按上述划定采购者，财务部以及业务部分的财会职员，应一律拒绝支付，并上报给总经理处理。