酒店集团采购供应管理制度

  为了提高管理水平，加强控制，节能降耗，争取最大盈利空间，必须加强食品原材料、酒水饮料和物品的计划、信息、询价、采购、验收、存储、领发、报销等管理，现就有关问题规定如下:
    一、信息联网共享
    （一）、信息联网的内容、来源及要求
    1、由管理部物价科每月2号、12号、22号定蔬菜类、水果类的价格；每月1号、15号定海鲜类、鱼类、肉类、鸡鸭类、冻货类的价格；每月30号定干货调料类、豆制品类、牛肉类、鸡蛋、油米的价格,在网上公布食品原材料、酒水饮料和各类物品的执行价格；
    2、各个库房每月30日，负责各个库房信息的上网公布；
    3、各个部门负责相关信息的公布；
    （二）、共享信息的人员及部门
    集团总经理、集团副总经理、财务部、财务部各库房、财务部各营收点、管理部、管理部物价科、各酒店（日月湖生态园）总经理、副总经理、总经理助理、行政部、房务部、宴会部、康体部、动力部、采购供应部。
    （三）、充分利用信息，为提高管理水平服务
    1、利用网络信息，每月编制采购计划；
    2、在成本核算时，可以在网上查找相关资料；
    3、在验收时，可以在网上查找价格信息，而且必须将当期价格，在验收单上注明清楚；
    4、在报销时，可以通过网络一一核对。
    （四）、信息网络的设置与管理
    由集团总经理办公室信息管理科负责信息网络的设置与管理。
    二、以月为周期，酒店日常运行所需物品、食品原材料、酒水饮料的申购程序。酒店宴会部、房务部经理、动力部经理和财务部库房一起，确定酒店日常运行低值消耗用品、食品原材料、酒水饮料库存的最高储量和最低储量，报总经理确认。各酒店每月10日，由仓库保管员根据物品、食品原材料、酒水饮料库存的最高储量和最低储量，列出所需要采购物品的清单，交使用部门经理，各酒店部门经理必须认真查核联网信息，确认购物清单后签字，并报分管副总经理签字后，上报集团财务部，财务部根据联网所获取各酒店的信息资料，科学平衡和调配制定采购计划，由财务部部长签字，交给采购供应部，由采购部部长再次审核后签字执行采购。各酒店宴会部可根据市场行情，提出新品种的申购，通过有关审批程序后，交采购部采购；在月采购计划中，数字预测月偏差的，由各仓库按照最高储量和最低储量及程序直接补货。
    三、第二天使用的新鲜食品原材料的申购：如肉类、禽类、蛋类、蔬菜类、水果类等，在当天晚上9：00前以报表形式，由宴会部厨房申购，厨师长签字后，报采购部执行采购。
    四、高档食品原材料的申购：如鱼翅、燕窝、鲍鱼等，酒店各部门经理和财务部一起，制定高档食品原材料的最高贮量和最低贮量。低于最低贮量的品种，由各酒店库房开出清单，部门经理及分管副总经理签字后，上报集团财务部，财务部根据集团各酒店联网所获取的信息资料，科学调配制定采购计划，由财务部总监或部长签字，交给采购部，由采购部总监或部长签字，并报集团总经理批准后执行采购。
  （五）急购物品的报销程序
    可以根据总经理签字采购的原件附发票报销。
    九、采购信用政策
    （一)、供货商的信用资质
    1、要选择有实力的供货商。比如：海鲜，集团应该选择能做大流通的供货商，建立养殖基地，每天向下属各酒店供货，或及时送到各酒店；
    2、如果不能提供，应该考核，必要时取消供货商资格；
    3、如果不能提供，由集团自己联系的价格差，应该由供货商负责；
    4、食品原材料和酒水饮料供货商，必须提供有效食品原材料和酒水饮料的合格证明；
    5、甲乙双方应该以协议或合同形式约定。
    （二）、集团对供货商的信用承诺
    1、平等竞争，公正、公开；
    2、每两个月结一次帐, 结清上两个月的货款；
    3、可以办理个人汇款。
    十、其他相关制度
    1、物品、食品原材料和酒水饮料执行询价制度：网上询价；同行业询价；到市场询价；
    2、建立每月盘点制度，规定每月30日为盘点日；
    3、建立过期食品原材料和酒水饮料的报告制度，规定提前一个月报告财务部，统一协调处理；
    4、财务部分析集团采购运行规律后，编制物品、食品原材料和酒水饮料的库存量及资金占用定额；
    5、必须建立每日成本统计汇总每周累计汇总统计成本制度，为确保毛利率的事前和事中控制；
    （1）、财务部成本核算员必须统计出成本，采购部、仓库、宴会部、房务部必须配合；
    （2）、与前厅部配合统计营业收入；
    （3）、根据每日成本统计，每周累计汇总统计成本，编制经营情况周报表，每周一在一周工作指令会上通报。如果有问题，应该查清原因。