酒店预订管理

预订信息管理

一、记录预订资料

虽然饭店计算机管理系统软件不尽相同，但要求录入信息的内容及程序大致相同。

1．计算机输入

(1)将计算机调整到工作状态。

(2)进入主菜单，选择系统快捷功能键，输入客人的相关预订资料，计算机很快做出接 受与否的判断。

(3)查询预订客人是否为常客及其相关的客史记录，并按特定操作程序输入。

(4)核查输入信息内容，并对错误或资料不详之处进行修改、完善，最后确定。

2．填写表格

首先查阅预订控制记录，如有空房，应根据客源类型，分别填写散客或团队客房预订单。

3．记录预订资料

(1)填写订房单。

(2)在客房预订汇总表上标注房型、数量及住店天数(日期)等。 (3)输入计算机，未使用计算机预订管理系统的饭店可使用预订卡条记录客人资料。 (4)填写预订登记簿，存放预订卡条。

事后提醒：管理过程中可随时调用预订资料，并随时按客人要求和预订管理控制规程进行修改、变更、取消及再确认；客人入住时，接待员与客人确认后输入相关信息，计算机即 可记录并自动生成入住登记单。

二、整理排放资料 事前提示：将所收集的某客人的资料按日期顺序排列。通常将最新的资料放在最前面，其他资料依次排列。

1．整理订房资料 整理受理预订过程中所使用的客房预订单、预订变更或取消单、客人预订信函、传真、

电子邮件、收取客人预付款(定金)收据、客史档案卡等。

2．排放装订

(1)将同一天抵店的全部客人资料按字母 A～Z 的顺序进行装订。

(2)接下来，按以下顺序排放装订订房资料。 饭店相关部门最新发出的预订确认传真或信函某客人多次询问进展的来电或来函