如何做好酒店总经理的秘书工作

本文结合自己在大连多家高星级大酒店的工作经验，谈谈对总经理秘书这一职位的认识，与大家作一交流。
总经理秘书(Secretary to General Manager)，有的酒店又称之为行政秘书(Executive Secretary)、行政助理(Administrative Assistant)等，这个职位的含义是什么呢?根据《现代汉语词典》对秘书的定义“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”，总经理秘书应是掌管酒店企业文书或者档案并协助总经理完成日常工作的人员。那么，在酒店企业中，总经理秘书的工作职责包括哪些具体内容呢?

　　1、协助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等；
　　2、参加由总经理组织召开的行政例会(有的酒店也称之为早会或例会)、财务会议以及其它会议，做好会议记录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息，
　　3、协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理，
　　4、负责总经理的日常电话转接，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰，
　　5、负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作；负责酒店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作；
　　6、负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用,负责与外单位联系，办理各类许可证件和归档保管工作；
　　7、负责搞好总经理的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等；
　　8、负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等：
　　9、负责总经理出差前以及出差后的工作处理(借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等)；
　　10、完成总经理临时交给的其它工作。

　　总经理秘书要胜任其工作职责，需要具备哪些知识、技能和素质呢 ?
　　1、应具备较高的文化程度，因为良好的教育背景使人在看待问题、处理问题时会更加理性和全面，同时具有较强的学习新知识的能力；
　　2、熟悉酒店各部门及其运作程序，掌握酒店的各项规章制度，对酒店的经营(如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等)以及软件(酒店的目标、经营思想、服务理念等)情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的工作，使工作更有效率；
　　3、熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等；
　　4、具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻和执行；
　　5、能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所服务的组织，与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和政府职能部门保持良好的合作关系。
　　
总经理秘书的工作任务非常繁多而且要求细节化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不仅会影响自己的秘书工作，而且会影响总经理的工作，甚至影响酒店企业的形象与运营等等。那么如何做好总经理秘书的工作并提高其效率呢?专家指出有五种方法，值得借鉴：