致： 总经理

抄送：各部门

由： 行政人力资源部

关于：关于规范文件管理制度的请示

日期：2012年05月08日

编号：HR1005

为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，特制定本制度。本制度适用于酒店所有部门及人员。
一、文件的主要种类
1、决定：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；

2、决议；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”；

3、通知：组织全酒店有关合同法规等内容的培训计划或其它工作安排，并具体组织实施；

4、通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况或事宜，用“通报”；

5、请示：向上级请求指示、批准，用“请示”；

6、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；

7、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求遵守、执行的，用“会议纪要”；

8、规定（规范、章程、制度、守则）：对特定范围内的工作和事项制定带有约束性的措施，用“规定”；

9、工作总结、计划（安排）。

二、行文规则

1、各部门要严格按文件种类性质行文；

2、部门报行政办领导的文件，冠以姓名和职务；

3、部门发部门的文件，一般情况下冠以部门的名称；

4、行政办下发文件，其种类用“决定、决议、通知、通报”等；

5、部门报行政办领导的文件，其种类用“请示、报告”等，正文最后应注明“妥否，请批示。”；部门之间行文，其种类用“通知”等，正文最后应注明“特此通知！”；

6、部门报行政办领导的文件，如需抄报、抄送的，要标明，抄报用于行政办领导（主报领导的上级或平级），抄送用于部门；

7、部门报行政办领导的文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；

8、部门之间重要行文，应抄报行政办主管领导；

9、部门之间可以联合行文；

10、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；

11、所有须行政办领导审批的文件，均须审批后执行；

12、所有行政部门经理级人事任免，均由行政办发出。

三、文件格式

文件一般由呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体格式如下：

致： ×××部门或（职务）×××女士、先生

抄报：（职务）×××女士、先生

抄送：×××部门

由： ×××部门

关于：×××××××

日期：××年×月×日

编号：××（部门英文简称）××（年号）××（文件编号）

以上部分格式为：宋体、小三号、加粗

（正文为宋体、四号）

（附件）

四、文件办理

1、文件要符合行文规范，并做到观点明确，条理清楚，文字简练，避免错别字，提高文件质量；

2、一般性文件，可通过信箱收发；重要文件，由部门秘书或专人送到行政办秘书处进行收发，收发文要设专门记录本登记、签收；

3、经行政办领导批阅的文件，原件发承办部门，行政办公室存复印件；

五、文件的存档、销毁

1、平时办理完的文件，行政办公室和各部门要进行分类立卷，做到查找方便；当年文件于次年四月前归档完毕；

2、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；

3、涉及财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理存档。

以上妥否，请批示。

酒店各部门英文缩写

客房HK

前厅FO

餐饮FB

销售SM

财务AC

行政人事HR

工程 EN

保卫SEC