酒店客户档案建立规程

1 目的便于对客户的管理和发展，稳定和扩大客户群。
2 范围适用于酒店销售部门的客户建立和客户档案管理。
3 程序要求
3.1 建立一个新客户
3.1.1 途径：上门拜访，电话联系，邮件联络。
3.2 客户编号
3.2.1 根据不同市场，不同地区的客源结构，对客户进行编号。
3.2.2 编号以7各数字构成；首位代表客源的市场分类，2-4位代表客源的地区（一般以地区的电话代码表示），5-7位作流水号。
3.3 客户分类
3.3.1 以文件柜编号及有色文件夹分别存放不同的协议
3.3.2 根据客户的订房业绩（ROOM NIGHTS）,我们在一年的经营期中，对客户进行订房折扣分类
3.4 删除没有业绩的客户
3.4.1 根据客户的订房业绩（ROOM NIGHTS）,我们在一年内未发生业绩或业绩很少的客户，予以删除，另作留存。
3.5 编制客户档案
3.5.1 以文件的形式分别存放每一个客户资料，包括客户情况表和合同，并按时间顺序，作SALES CALL记录。内容包括客户的公司情况，关键的反馈，人事变动等内容。
3.5.2 为每个客户建立客户追踪索引卡。在索引卡的左上角写明客户名称，客户名称下发注明追踪日期（客户经理日后进行追踪SALES CALL的日期）。这次的SALES CALL完成以后，再写上新的追踪日期。SALES CALL的记录需由部门经理签字认可。如客户经理觉得由必要与此客户继续联络，这一步骤应一直重复进行。确定新的追踪日期，可以由营销部总监/经理决定，也可以由客户经理自行决定。
3.5.3 当客户经理完成一个追踪后，追踪索引卡应放入“客户档案”文件夹（用回型针固定），交营销部秘书进行一下程序：
1）将追踪索引卡从客户档案文件夹中取出，放入“客户追踪文家盒”内的相应日期。
2）次日一早，秘书将当日应追踪的索引卡抽出，与客户档案一起交给相应的客户经理。
3）客户经理应与当日下班之前，将所有客户资料交还秘书，予以存档。
3.5.4 新签客户设立文件夹后，将相应的资料输入电脑。
4 记录
订房中心合同
商旅公司合同
长包房合同
客户追踪索引卡
SALES CALL记录