档案管理制度

档案管理制度
酒店档案是酒店在经营管理活动中形成的，具有保存价值的，以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件材料。
文件立卷
1.文件立卷
即对酒店在工作中具有存查价值、处理完毕的文件材料，系统、完整地归入卷宗暂保管，以备随时调用参考。
2.文件立卷的原则
按照文件形成的自然规律，保持文件之间的历史联系，反映酒店工作活动特点和真实面貌，以利于加强酒店文件的保管和参考利用。
3.文件立卷的范围
重要的会议材料，包括会议通知、日程安排、工作报告、重要讲话、会议记要或决议、会议记录、典型材料、录音带、录像带、照片等；
上级发来的与酒店业务有关的决议、决定、指示、条例、办法、计划、规划、批复等；
酒店向上级单位的正式发文，包括请示、报告、计划、各类统计报表等；
酒店及各部门在接待宾客工作中的各类重要计划、安排、记录、总结，以及营业收入、创汇等统计材料等；
酒店与有关单位及不相隶属单位协商工作的往来文书，以及签订的各类契据，如合同、协议书等；
酒店各级管理人员的任免书，职工劳动、工资、福利、教育培训、考核及奖惩等方面的材料等；
酒店财产、物资、档案交接的凭证等；
酒店筹建或更新改造、设备设施大修一系列工程往来的文件、资料等；
酒店的大事记录，反映酒店重要活动的剪报、录音、录像、照片等；社会有关部门、单位发来的要求酒店共同贯彻执行和横向协作的有关文件、材料等；
重要投诉及其他信访工作的材料等；
重要的业务电报、电传、传真及有关经营管理而撰拟的各类条据等；
其他与酒店有关的重要书面材料或资料等。
二、档案的收集
各部门随时收集办理完毕的文件材料，按类别分别存放。第二年经检查齐全后，整理归档。
各部门设档案管理员，负责本部门文书档案的日常收集、管理、监督及检查。
文字档案的收集使用档案袋或档案夹。
电脑档案分别于电脑硬盘和软盘内保存，机密文件加设保护密码。
三、档案的分类
按事宜分类：即按文件内容所涉及的具体事宜或工作进行分类。
按时间分类：即按文件形成的时间进行分类。
按收、发文单位分类。
按酒店部门设置分类。
四、 档案的编号
1.文件编号
各部门对本部门发出的文件（发文、会议纪要等），采用部门代码+日期+序号进行编号。机密文件还应按密级标明“机密文件”、“绝密文件”。
酒店部门设置及代码如下：
房务部 FW 综合部 ZH 财务部 CW 餐饮部 CY
营销部 YX 前厅部 QT 物管部 WG
2案卷编号
对已处理完毕的文件，按照文件类别及次序进行编号。
五、 档案的整理
1. 检查文件
认真检查每一类别中积累的文件是否齐全、是否符合归类。
2 文件排序
每类文件可按文件形成时间顺序、重要程度或工作程序等进行排序。系统排列后，应用阿拉伯数字统一编写页码，以固定排列顺序，保证材料完整。
3 编写案卷标题
4案卷标题反映该类文件的自然联系与共同特征，要求严谨，文字通顺、扼要。
5 填写案卷目录
案卷目录包括顺序号、文件标题、文件编号和日期等。
6 填写案卷封皮
案卷封皮的项目包括单位名称、案卷标题、卷内文件材料张数、起止日期和保管期限等。
7 案卷装订
案卷装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的文件，要按卷宗大小摺叠整齐。
8 案卷归档
装订后的案卷，应按照年度进行排列，统一编号登记，填写《归档案卷目录》。
档案的保管
涉及经济的档案，如合同、协议书、保证书等（原件）档案由财务部统一保管；硬件设施使用说明书或操作手册（原件）档案由工程部统一保管，其余档案由综合部统一管理。
档案室应做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
每年对档案进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
对于已失去作用的档案要进行销毁。销毁档案要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送总经理审批后销毁。
销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。
档案的借阅
借阅档案，必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅；机密级以上的档案文件须经总经理批准方能借阅。
借阅期限不得超过两周，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。
借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、复制、摄影、转借或损坏。否则，按违反保密法追究当事人责任。
借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告档案管理负责人。
外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。但不能带离档案室。
外单位摘抄档案材料，应经总经理同意；档案管理负责人应对其摘抄的材料进行审查、签章。