餐饮采购部门与其他部门的关系

         餐饮采购部门不同与餐饮业中其他部门，在采购过程中，它绝不可能“孤军奋战”，而必然与其他部门发生紧密联系。从最初与材料使用部门商定采购计划到最后验收进入库房，在采购的大多数环节，采购部门都需要与其他部门建立联系。当然这也是必然的，因为采购环节可谓是“牵一发而动全身”，它要影响餐饮业中每个部门的流转和运行，这都决定了餐饮采购部门不可能孤立地存在，独立地执行采购任务。因此，采购部门与其他部门的配合协调显得尤其重要。

下面就从在采购中与采购部关系紧密的几个部门入手，来谈一谈它们的关系。

1）财务部门

采购部门本身隶属于财务部，它是酒店采购的专业部门。酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持配合权，未经同意不得擅自采购。因此，我们有必要了解一下酒店财务部的组成和它与采购部的关系。

目前，酒店行业的财务机构设置一般根据不同的规模、等级和内部管理的需要而制定，没有固定一成不变的模式。大部分酒店财务部共由五部分组成：会计核算、审计、收银、采购和供应(库房)，财务总监直接分管财务部及其采购、供应；财务部是直接由总经理领导的一个重要部门，财务部的机构设置决定了财务部的特殊地位，需要指出的是，财务部并非执行机构，而是职能管理机构。

采购部与仓库直属财务部，便于了解商业、市场行情，降低经营成本，防止滥用资金和积压物资。其优点是：

1、有利于酒店采购成本的控制。酒店采购价格如何确定直接影响成本的水平。国际酒店内对采购成本确定一般是由采购部与财务部共同派员调查确认，对任何一个“采购申请单”一定要充分调查，实行货比三家，最后由财务总监决定，对食品原料货物的采购，因其价格随季节变化频繁，一定要由餐饮部，成本控制部、采购部共同派员进行市场调查，根据调查结果扣除一定的批零差价，最后确定采购价。采购价格不会由采购部门和供应商说了算。

2、有利于调控成本率。餐饮部成本率高低如何变化与采购部进货价关系密切，如果发生餐饮成本率异常，财务部门就可以立即采取行动，降低采购品种和质量，从而调整到适当的价格和成本率。

3、采购部直属财务部除了有利于财务部了解价格行情、及时监控降低成本外，还有利于避免部门分散，互相扯皮情况的发生。

此外，采购部和财务部每月必须盘点一次，以便评估资产和计算实际消耗。

2）厨房等材料使用部门

厨房为了连续不断地进行生产，及时向宾客提供各种优质产品，保证满足客人的一切需求，必须得到各相关方面的支持与配合。

厨房生产的原料是由采购部提供的，采购部门的采购计划制定也必须有厨房的参与配合。因此，采购部门与厨房保持着密切联系，这表现为：

1它们共同商定食品原料采购规格和库存量；

2厨房每日定时向采购部提交采购申请单，并对采购原料的质量、时间等提出建议；

3厨房还应重视采购部关于货物库存方面的信息，协助加快库存原料的周转，推销处理积压原料。

厨房与采购部门制定采购计划的具体程序如下：

1厨房根据库存及所需量填写好菜品申购单，并报厨师长签字批准。“菜品申购单”壹式叁联，供货商、仓管员、财务部各一联。

2仓库、楼面根据库存量，遵循“最小库存”原则，上报申购计划，经部门负责人签字，报总经理签字方可，申购计划单壹式叁联，采购员、仓管员、财务部各一联。

3）安排组织采购

3）验收部门

如第一章中餐饮采贮管理四流程所述，采购的第二个环节是验收。在采购物品到货后，采购部门需要与验收部门共同完成验收环节：

1成立收货小组由仓管员、厨师长（厨师长指定人员）、质检员组成，除急用物品外，其余物品均需仓管员称量，厨师长负责质量，经仓管员、厨师长、供货商叁方签字认可（收货单壹式四联），质检员不定时抽量。

（注）收货单没有仓管员、厨师长、供货商当天签字无效。

2、急用菜品收货：急用海鲜，可由主管或经理负责称量，厨师长把质量关，开收货单经乙方签字方可。 米粉等急用菜品由员工餐厅厨师及零点班保安收货称量，经三方签字认可后方可，未用完者，过称后将当天收货单及退货单交仓管员壹联，一联交财务部。

4）仓库

看完第一章后的“餐饮采购简单程序”后，细心的读者会发现在采购过程中，仓库有两次参与其中：一次是到货验收后入库的环节，另一次是供使用部门取用的发货环节。在这两个环节中，仓库应尽的责任是：

1、负责餐饮部入库货物的验收，保管及发放工作。

2、货物入库环节

1认真验收，查核货物的数量、质量、保存有效期等。符合要求的方能入库。

2开出入库验收单

3及时登记帐卡，每天结出数量合计数，并录入电脑保存。

3、库存保管

1合理利用仓库条件，分门别类保管好各类货品。

2做到先进先出、防止积压变质。

3设“慢流动表”，凡是库存超过100天，都要上“黑名单”，上报部门负责人。

5餐饮业管理部门

采购部门的工作对餐饮业成本节省会起到很大贡献，对餐饮业其他各部门的正常运行也有至关重要的作用。为使采购功能得到最好发挥，管理部门应重视与采购部门的横向联系，并负责制定规范采购制度和采购人员培训计划等。

在与管理部门的协调中，采购部门应将通过与供应商接触所得到的市场信息提供给管理部门作为经营的依据和参考，而管理部门应将税费结构，行业政策和新闻等信息传达给采购部门。

6公关部门

采购人员作为餐饮业中最经常与外界接触的人员，某种意义上甚至可以说，他们本身就是公关人员。所以，采购人员的行动会影响到供应商及其他人士对餐饮单位的态度和看法。在设有公关部门的餐饮单位，采购人员应积极与之合作，通过采购任务的执行，树立自己公司的良好形象，并可产生良性循环，使日后的采购活动更加顺利。