酒店的筹备是在集团营运中心监控下，酒店事务部直接指导下，实行总经理责任制这样展开的。首先由酒店事务部根据该饭店的档次、规模等，派驻一位能力强、酒店与酒店管理知识丰富、有较好的人际关系技巧的总经理到职。

 

总经理到职后，首要做下列事项：

 

1.与施工单位联系，了解整间会所的工程状况及进度，饭店的规模，深切了解饭店事务部关于该饭店的经营方向，本月底前提交详细开业计划及开业倒计时表;

 

2.确立饭店各部门的行政架构及部门主管级以上的人员编制，报饭店事务部审批;

 

3.根据实际用人情况，草拟一份各部门主管级以上人员工资及福利待遇方案送饭店事务部审批(因为这些职位是马上要到职的);

 

4.根据各部门有关人员的到职安排与总公司确定筹备办公室的地点，办公用品及所需用具;

 

5.草拟二款合同书送饭店事务部审批，一款是聘请部门经理级以上职位的，另一款是聘请员工级职位的;

 

6.待饭店事务部把行政架构及主管级人员工资及福利待遇方案，二款合同书批准后就开始聘请总经理助理、财务部经理、前厅部经理、工程部经理、人力资源部主管、房务部经理、市场营销部经理，保安部经理可稍迟一些才入职，上述的职位均由总经理聘任，饭店事务部认可签合同而聘请的。

 

到这一工作环节，整个饭店的筹备工作便全面展开。

 

 

下列是每个部门的筹备工作计划(以4个月的筹备期为标准)：

 

财务部(财务经理)

 

1.财务部筹备办公室的设立;

 

包括：

 

(1)办公台椅、必要的文件柜、保险柜、电脑设备等

 

(2)会计、出纳的派任并到职(属于个别招聘)

 

2.根据本部门的实际情况，饭店的规模，制定财务部的组织架构图及人员的编制;

 

3.设计并印刷一些筹备期间在财务制度上需用的表格;

 

4.根据饭店及当地的实际情况，与总经理、总经理助理、人力资源主管一起研究。确定饭店开业后的员工工资及福利待遇，筹备期间，培训期间的员工工资及福利待遇。(先由人力资源经理做大量的市场调查后才能确定);

 

5.为应付饭店筹备期间的财务运作的需要，需提前聘请出纳及会计师，并争取在筹备最初期到职;

 

6.制定出饭店开业后(筹备期间也适用)，饭店各部门使用外出宴请特权等程序与政策;

 

7.制定出筹备期间整个筹备办采购物品的程序与政策，报销的程序与政策;

 

8.在总经理的指导下，制定出整个饭店从筹备到开业前的行政费用、采购费用、员工福利待遇费用预算报饭店事务部;

 

9.制定本部门开业需用的物品采购清单及印刷品印刷清单;

 

10.在总经理的指导下，与人力资源经理研究、确定筹备期间员工的各种劳动合同;

 

11.与饭店事务部及供应商研究饭店所购置的电脑系统，根据实用情况，提出改进方案;

 

12.制定开业前各种费用报表(每月);

 

13.到工地现场察看，并收集各部门的计划，向总公司或施工单位提交会所开业时所需用的电脑(如电脑房、前台、茶吧及娱乐部收款)的安排位置及整个饭店所需电脑终端的数量;

 

14.根据会所的实际情况，制定出各仓库所需面积及数量的计划报总经理送至施工单位(与工程部经理研究);

 

15.审核各部门制定的并报至财务部的营运设备及用品采购计划及印刷品印刷计划;

 

16.跟催、协助总公司申领饭店开业时所必备的各种营业执照、许可证等;

 

17.根据饭店事务部提供的资料，结合实际工作情况，制定开业后饭店的财务制度及工作程序;

 

18.制定招聘部门主管级职位以下的员工的招聘计划(结合整个饭店)，包括：招聘时间、地点、招聘标准、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等(特别审核招聘广告费、经办费等的费用);

 

19.实施员工的招聘、员工到职后展开系统的培训;

 

20.与各部门经理讨论部门之间工作衔接及工作标准、程序等(因为很多财务的规章制度、政策与程序是与各部门有关的);

 

21.对所有需采购的营业设备及用品进行多次报价并与各部门经理确定标准及款式(定样);

 

22. 审核饭店客房价格、餐饮价格(特指客房送餐服务)及会员等级价格等(开业后的);

 

23.确定开业后各样财务报表(分各部门)的格式及标准;

 

24.督促大堂吧成本会计部核算大堂吧交来的各种菜式份量构成表，确保大堂吧的食品及饮品成本控制在饭店当局规定之下;

 

25.制定整个开业前的用款计划，送饭店事务部审批。

 

26.审核各供应商报价，与饭店事务部、总经理确定供应商后，并与之签定采购合同，饭店开业所需之营运物品全面展开采购;

 

27. 审核各部门提交的部门营业预算，在总经理的指导下，制定饭店开业后一年的营业预算并送饭店事务部审批;

 

28.计划、安排开业前采购的大量物品的储存地;

 

29.制定开业后员工的正式劳动合同(与人力资源部在一起);

 

30.制定开业后饭店工资明细项目;

 

31.对本部在培训的员工进行考核，检查培训效果;

 

32.检查饭店所订购之营业用品，营业设备及对内、对外印刷品的到货情况;

 

33.加强员工的培训，组织收银员进行外币兑换、鉴别及信用卡业务等的培训

 

34.完成饭店开业后对内及对外的各种财务报表在电脑的建立并对有关员工进行该项目的操作培训;

 

36.理顺、统筹好开业前采购之营运物品的验收、建帐、存储等工作;

 

37.与供应电脑的公司配合，彻底完成电脑系统的安装调试，使整个系统能按饭店开业之运作要求运行;

 

38.由电脑公司对前台收款员，大堂吧收款员，财务部有关人员进行使用该套电脑的培训;

 

39.检查所有的营业执照、许可证及工商税务登记工作之完成情况;

 

40.做好开业前各部门领取物品的出库、记帐;

 

41.大约距离开业一个月，本部员工到饭店自己的工作岗位作试运作培训，特别是收款员，一定要把所有的收费价格熟记下来;

 

42.开业典礼的准备及确保饭店内各种收费价格的正确性。

 

 

人力资源部 (人力资源部经理)

 

1.人力资源部办公室的设立

 

包括：

 

A.办公用品及办公设备

 

B.秘书或文员的招聘及到职

 

2.根据本会所的实际情况，制定本部门的组织架构图及人员编制;

 

3.收集各部门制定的组织架构图及人员编制方案，与总经理等高层管理人员研究讨论。制定出整个饭店的行政架构图及人员编制方案，并送饭店事务部审批;

 

4.对当地饭店业员工工资及福利、待遇作大量的市场调查，与总经理、财务经理讨论制定出饭店开业后的各级员工的工资、福利、待遇以及筹备期间员工工资、福利、待遇等，并报饭店事务部审批;

 

5.设计出饭店开业后需用的所有人事管理表格，交采购部作适量印刷(这些表格在筹备期间可适用);

 

6.制定整个饭店筹备期间，员工培训期间的所用规章制度，特别是考勤制度;

 

7.与财务部讨论制定出各阶段、各级别员工的劳动合同，并报劳动局备案;

 

8.根据饭店的施工进度，收集各部门的招聘员工计划，编制出一套完整的招工方案，并送总经理审批;

 

9.根据总经理批签之招工计划完成下列准备工作：

 

A.印刷员工职位申请表

 

B.联系报纸或电台等作招聘广告

 

C.确定招工地点

 

D.联系并确定员工培训地点

 

E.编写招工程序分发至有关部门

 

10.草拟会所《员工手册》，反复与总经理及各部门经理讨论。定稿后，交由财务部门安排印刷，员工入职后人手一册;

 

11.为应付员工招聘后的大量培训工作，培训老师安排入职，并与总经理及各部门经理讨论，审理各部门的培训计划，并最后定案。培训部老师制定一套整体计划：员工入职培训、英语培训、管理人员培训、秘书培训等;

 

12.制定本部门开业时需用的物品采购清单(特别是员工更衣柜、员工食堂、员工倒班房、培训器材等的采购);

 

13.与工程部经理及施工单位负责人到饭店工地现场察看员工更衣室(淋浴室)、卫生间、员工食堂、倒班房等的面积及位置是否合理;

 

14.按计划全面展开员工招聘，经多次考核员工被录取后经统一体检合格后，与他们签定培训期合同;

 

15.安排对被录取的员工进行有系统的培训(包括专业理论、专业操作及外语);

 

16.与饭店总经理、财务经理等研究确定员工的税收保险购买等问题;

 

17.制定开业前、开业后人力资源部(包括员工培训)的费用预算;

 

18.联系安排有关员工派外培训的一切事宜;

 

19.制定整个饭店开业前后的工资福利费用预算，交财务部及总经理审批;

 

20.按部门设立员工个人档案;

 

21.编写人力资源部的操作手册(分人事部、培训部);

 

22.人力资源部员工的培训;

 

23.组织安排对培训先进行考核，达标者方能成为饭店的正式员工;

 

24.组织、计划、指导对员工食堂的建立及运作。

 

 

前厅部-筹备办公室的设立

 

1.包括：办公用品及办公设备、秘书的招聘;

 

2.与工程部经理联系，取得前厅部所管辖范围地平面设计图，到饭店工地现场察看，对不合理的提出修改方案(特别是前台柜台，礼宾部柜台，商务中心等)。特别了解电话机通讯设备的购买、安装情况，向业主提供有理化建议;

 

3.制定本部门的组织架构图及人员编制方案，提交至人力资源部及总经理;

 

4.制定出饭店筹备期间车辆的使用制度及控制政策与程序;

 

5.制定出筹备期间前厅部的各项规章制度;

 

6.制定前厅部开业需用的各种营运设备，服务用品的采购计划及印刷品的印刷清单，并提交至财务部。编写饭店的分机号码安排，计算饭店电话机需求总数;
 

7.深切了解饭店的各种房间的设施、面积，与总经理、营业经理等讨论确定本酒店的房间级别及经营方针、政策;

 

8.结合本部门的实际情况，编写出前厅的各岗位、各职级员工的工作职能、工作描述及整个前厅部工作的政策与程序;

 

9.与财务部一起与电脑供应商研究酒店所购置的电脑系统对于前台的实用程度，对不完善的地方提出改进方案。深切了解饭店电话设备的配置情况，按各部门的使用要求编写饭店开业后电话号码表;

 

10.确定开业后前台部各种报表的格式并提交总经理审阅;

 

11.编写整理培训员工的培训资料及制定课程安排;

 

12.制定招聘本部门员工(包括各分部门的经理、主管等)的招聘计划，包括：招聘人数、职位、招聘条件、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等;

 

13.与各部门经理讨论开业后前厅部与各部门之间的工作配合问题;收集各部门能向客人提供什么服务资料，编写饭店服务指南，送总经理审批后由财务部安排外印刷，开业时每间客房放置一本。

 

 

总经理办公室

 

1.帮助总经理整理资料，便于筹建开业工作方便落实;

 

2.配合酒店的统一招聘，把前台部的招聘工作落实，员工到职后展开有系统的培训(包括系统操作、收银、外语等);

 

3.与财务部确定本部门采购物品的样本(车队的车辆采购落实);
 

4.制定饭店开业后一年内前厅部的费用预算及营业收入预算，交财务经理(事前必先制定由前厅部管理的部门的有关收费价格);

 

5.安排对员工进行三种特别培训：

 

5.1对饭店电脑系统及磁卡锁系统进行如何使用之培训;

 

5.2安排总机房人员进行国际话务培训;

 

5.3安排有关人员(包括大堂副经理及接待部员工)对客人登记制度，要求公安局派人作专门培训;

 

6.与市场营销部、财务部、管家部等讨论接待重要客人的服务程序，报总经理审批后归入本部的工作政策与程序之文件中;

 

7.完成饭店开业后各种报表在电脑的建立;

 

8.参与饭店各种房价的制定;

 

9.员工进酒店现场，在本工作岗位进行模拟操作培训;

 

10.员工进行本部门所属区域的卫生清洁工作;

 

11.领取各种开业需用之器材、物品，并作好记录及储存妥善;

 

12.酒店开业典礼的准备工作。